Informes de clientes para agencias de marketing: herramientas y recursos útiles

Los informes de los clientes no se limitan a gráficos de datos y hojas de cálculo. Cuando muestras a los clientes exactamente cómo tus campañas generan tráfico, generan clientes potenciales o aumentan las ventas, se mejoran las relaciones entre el cliente y la agencia. Te ganas la confianza de tus clientes al demostrar los beneficios de seguir contigo. Para las agencias, la presentación de informes sobre los clientes es clave para la retención de clientes.

La presentación de informes también funciona como un curso intensivo de marketing para sus clientes. Imagina explicar el ROI al propietario de una cafetería o desglosar el gasto en publicidad de una cadena de gimnasios con varias ubicaciones. Los informes sobre las campañas de marketing siempre son reveladores para los clientes.

Con las herramientas adecuadas, las agencias no solo retienen a los clientes, sino que también demuestran que son indispensables. Porque nadie abandona una agencia que cumple con los requisitos.

¿Qué incluye un buen informe de cliente?

Denunciar a los clientes no consiste solo en acumular números en una hoja como forma de defensa. Se trata de pintar un panorama claro, práctico y revelador. Ya sea que trabajes con una cadena hotelera con varias ubicaciones o con una florería boutique, tu informe debería responder a una pregunta candente: «¿Esto funciona?» Vamos a desglosar lo que implica un excelente informe sobre un cliente.

Métricas y KPI

Las métricas son clave para un buen informe de cliente. Muestran exactamente el rendimiento de tus campañas. Las métricas y los KPI incluyen

• Tráfico del sitio web
• Prospectos generados
• Tasa de abandono
• Tasas de conversión
• Coste por adquisición (CPA)
• ROI
• Participación en las redes sociales.
  

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Sin embargo, los KPI y las métricas que se deben incluir dependerán de los servicios que ofrezcas.

Para las empresas locales, las métricas como las clasificaciones de búsqueda orgánica, el costo por cliente potencial, las tasas de clics y la clasificación de palabras clave son muy importantes. Un gimnasio franquiciado puede preocuparse por la generación de clientes potenciales para las membresías, mientras que una cadena de cafeterías solo quiere métricas del tráfico peatonal. Adapte los KPI a lo que más le importa a su cliente.

Visualización de datos para una mejor comprensión

Los números por sí solos pueden ser abrumadores. La visualización de datos hace que los números brillen. Los elementos visuales claros (gráficos de barras, gráficos de líneas e infografías) son excelentes para convertir los datos en historias. Los clientes pueden ver fácilmente lo que funciona (y lo que no).

Por ejemplo, en lugar de indicar «La participación en las redes sociales aumentó un 30%», muestre un gráfico con un fuerte aumento. Puedes usar herramientas como Google Data Studio, Klipfolio, Tableau o Canva para crear imágenes que impresionen.

Actualizaciones de progreso

A los clientes y a sus clientes les encanta saber lo que sucede entre bastidores. Por lo tanto, incluya actualizaciones sobre los hitos logrados, las tareas completadas y los desafíos enfrentados.

Por ejemplo, si el lanzamiento del sitio web de una marca de ropa se retrasó debido a un error, menciona la solución y el nuevo cronograma. La transparencia genera confianza, incluso cuando las cosas no salen según lo planeado. En el caso de las marcas con múltiples ubicaciones, publica las actualizaciones por región para que sigan siendo muy relevantes.

Resumen y recomendaciones

Termina con una explosión. Resuma las principales conclusiones del informe e incluya recomendaciones prácticas. Sugiera los próximos pasos para mejorar el rendimiento o redoblar la apuesta por lo que ya está funcionando.

Por ejemplo, si una cadena dental recibe más reservas en los anuncios de Facebook, recomienda aumentar el presupuesto allí. Respalde siempre las estrategias con datos.

Punto extra: Puede incluir un ejemplo de informe de cliente para mostrar cómo otros tuvieron éxito.

Principales herramientas de informes de clientes para agencias de marketing

Invertir en las herramientas adecuadas para informes de clientes cambia las reglas del juego, ya que pueden ahorrar tiempo y ayudar a las agencias a entregar informes impresionantes.

Herramientas especializadas de generación de informes para clientes

Éstos son algunos informes de clientes herramientas diseñadas para impulsar el éxito:

1. Swydo

Swydo es la navaja suiza de informes de clientes herramientas. Es perfecto para las agencias que se centran en campañas de PPC y SEO. La característica más destacada es su personalización avanzada. Puede adaptar los informes para que coincidan con las necesidades del cliente y la marca.

Por ejemplo, una agencia digital que ejecute Google Ads para un restaurante con varias ubicaciones puede personalizar los informes de Swydo para mostrar la inversión publicitaria por región. Este nivel de detalle mantiene a los clientes enganchados.

2. Análisis de agencias

¿Necesitas una herramienta que funcione bien con los demás? Análisis de agencias se integra con plataformas de redes sociales, herramientas de SEO y más. Además, sus informes de marca blanca permiten a las agencias promocionar su marca.

Imagina administrar una cadena de gimnasios a nivel nacional. Con AgencyAnalytics, puedes crear paneles de control específicos para cada región para ver el crecimiento de Instagram, el tráfico del sitio web y la generación de clientes potenciales, todo en un solo lugar.

3. Qué gráfico

¿Tiene problemas con la sobrecarga de datos? ¿No con Qué gráfico. Esta herramienta se conecta a más de 40 fuentes de datos y reúne todo, desde Facebook Ads hasta Google Analytics, en un solo informe limpio.

Supongamos que administras una cadena hotelera local y quieres obtener información de varias plataformas: reseñas de TripAdvisor, anuncios de Instagram y búsquedas orgánicas. Con Whatagraph, puedes combinar todos esos datos en un único informe fácil de leer.

Plataformas generales de presentación de informes

Los siguientes son algunos ejemplos de plataformas de informes más generales:

4. Looker Studio (anteriormente Google Data Studio)

Estudio Looker es una herramienta gratuita y fácil de usar que simplifica la presentación de informes a los clientes. Su interfaz de arrastrar y soltar te permite conectar múltiples fuentes de datos, desde Google Ads hasta redes sociales. Una agencia digital que gestione una cadena de cafeterías con varias ubicaciones puede utilizar Looker Studio para visualizar los datos de ventas, crear paneles que muestren el rendimiento de los anuncios en tiendas específicas y automatizar la elaboración de informes. Bonificación: ¡Es gratis! Más presupuesto para el café.

5. Retablo

¿Necesitas información de alto nivel con imágenes asombrosas? Retablo es perfecto para crear visualizaciones avanzadas que cuenten una historia. Imagina trabajar para una cadena hotelera nacional. Tableau le permite desglosar las tendencias de ocupación, los datos demográficos de los clientes y el rendimiento de los anuncios, todo ello con gráficos atractivos. Es como el Picasso de los datos.

6. Power BI

Si tu agencia vive en el mundo de Microsoft, Power BI es una obviedad. Se integra perfectamente con Excel, SharePoint y Teams para un proceso de elaboración de informes fluido.

Power BI es ideal para los proveedores de servicios de salud que se encuentran en varias ubicaciones, ya que puede combinar los comentarios de los pacientes, la participación en las redes sociales y las visitas al sitio web en un solo informe.

7. Caja de datos

Caja de datos reúne todas tus métricas en un panel elegante y personalizable. Puedes hacer un seguimiento del progreso, compartir información e incluso establecer objetivos. Un gimnasio de franquicias podría usar Databox para monitorear las suscripciones de membresía por ubicación. Además, con su aplicación móvil, puedes comprobar los resultados en cualquier lugar, incluso desde la cinta de correr.

8. Clipfolio

¿Quieres informes que tengan un aspecto fantástico y un mejor rendimiento? Clipfolio le ayuda a convertir los datos sin procesar en impresionantes paneles de control. Sus opciones de integración incluyen desde redes sociales hasta plataformas de CRM. Si administras una marca de ropa, por ejemplo, Klipfolio te permite realizar un seguimiento de las campañas de correo electrónico, las ventas del sitio web y el crecimiento de Instagram. Une los datos para obtener una vista unificada.

Consejo profesional: La combinación de estas plataformas con informes automatizados para los clientes no solo ahorra tiempo, sino que también hace que los informes sean consistentes. La mayoría de las herramientas tienen una plantilla de ejemplo de informes de clientes para garantizar que cada informe sea refinado y profesional.

(Lea también: Las 12 mejores herramientas de marca blanca para agencias)

Haga que la presentación de informes de clientes sea fácil para su equipo

Todo lo que necesita para agilizar el proceso de presentación de informes a los clientes son los sistemas, las herramientas y los hábitos correctos. A continuación, te explicamos cómo facilitar la presentación de informes a los clientes.

Establezca un cronograma de informes coherente

La coherencia es clave en los informes de los clientes. Mantiene a los clientes informados y ayuda a tu equipo a mantenerse al día. La automatización de los informes con herramientas como Looker Studio o Swydo puede ahorrar horas y reducir los errores. A continuación, te explicamos cómo estructurar tu cronograma de informes para garantizar la coherencia de los informes:

• Informes semanales de campañas activas: Cuando las campañas se están agotando, las actualizaciones semanales mantienen a los clientes informados. Destaca métricas como los porcentajes de clics, las impresiones y las conversiones. Por ejemplo, si publicas un anuncio de Facebook por tiempo limitado, es posible que necesites comentarios rápidos para modificar la segmentación a mitad de la campaña. Puedes usar Swydo para automatizar estos informes y enviarlos directamente a los clientes.
• Informes mensuales sobre el rendimiento general: Los informes mensuales ofrecen a los clientes una visión general. Una herramienta como Looker Studio puede ayudar a recopilar datos directamente de plataformas como Google Analytics y Facebook Ads en un solo informe. Quizá te interese ver cómo se alinean las reservas online y la interacción en Instagram con el tráfico peatonal. Un informe mensual automatizado responde a esas preguntas sin esfuerzo.
• Informes trimestrales para la planificación estratégica: Los informes trimestrales tratan sobre tendencias y estrategias. Ayudan a los clientes a planificar lo que viene. Los KPI en los que centrarse pueden incluir métricas como la generación de clientes potenciales, los costos de adquisición de clientes y las tasas de abandono. Por ejemplo, si el tercer trimestre muestra un aumento en el número de clientes potenciales, pero los costes son superiores a la media, puedes recomendar reasignar los presupuestos o refinar la segmentación. Los informes automatizados para los clientes hacen que este proceso sea más rápido y preciso.

Consejo profesional: Comparta siempre un ejemplo de informe de cliente por adelantado para establecer expectativas. La coherencia en el formato y los tiempos genera confianza, ¡y menos correos electrónicos de última hora!

(Lea también: 10 tipos de estrategias de generación de leads para agencias)

Cree plantillas para aumentar la eficiencia

Las plantillas son las mejores amigas de un vendedor. Ahorran tiempo, garantizan la coherencia y mantienen a tus clientes impresionados. Ya sea que estés recopilando datos para actualizaciones semanales, revisiones mensuales o cambios de estrategia trimestrales, una plantilla sólida hace que tu informe pase de ser estresante a ser fluido.

Estas son tres plantillas de informes imprescindibles para empezar:

1. Plantillas de informes personalizables, imprimibles y gratuitas | Canva

Esto es perfecto para las agencias a las que les encanta el toque creativo. Las plantillas gratuitas de Canva te permiten combinar imágenes y datos a la perfección, lo que las hace ideales para actualizaciones en redes sociales o presentaciones para clientes.

2. Informe sencillo del proyecto | HubSpot

Aunque es simple y directa, esta plantilla es ideal para actualizaciones basadas en proyectos. Con secciones para los objetivos, las fases y los KPI, es perfecta para las marcas con múltiples ubicaciones que gestionan campañas en distintas regiones. Es ideal para informar sobre el cambio de marca de una empresa a nivel nacional: este diseño la mantiene limpia y organizada.

3. Informe de actividades diarias | The Hive

¿Necesitas hacer un seguimiento de las tareas en curso y los próximos objetivos? Esta plantilla de informe diario es sencilla pero eficaz. Puede servir como la mejor herramienta para las agencias que llevan a cabo campañas de PPC en una docena de ubicaciones.

(Lea también: Cómo crear una propuesta de marketing para los clientes: Guía para agencias de marketing)

Revisiones internas antes de la presentación

Supongamos que presenta un informe de cliente a una gran cadena de restaurantes con ubicaciones en 15 estados. A mitad de la llamada, te das cuenta de que faltan por completo las métricas de una sucursal. Los clientes confían en que lo harás bien, y un error puede mermar esa confianza. Incómodo, ¿verdad? Por eso son importantes las revisiones internas.

Utilice un proceso de revisión de dos pasos: una persona comprueba los números y otra comprueba la narración. Por lo tanto, antes de pulsar «enviar» o de prepararlo para la presentación, pídele a otro miembro del equipo (preferiblemente alguien que no haya creado el informe) que lo revise. Es más probable que detecten los KPI faltantes, un error tipográfico en un gráfico o las métricas de una ubicación que no se obtuvieron correctamente.

Imagina que estás informando sobre una franquicia de acondicionamiento físico con múltiples ubicaciones. Si los datos de clientes potenciales de una ubicación no son correctos, no se trata solo de un error de datos. Podría hacer fracasar tu estrategia para el próximo trimestre. Dedica 10 minutos más a cotejar las métricas con tus fuentes principales, ya sea Google Analytics, Facebook Ads o un CRM.

Las herramientas automatizadas son increíbles, pero no captan un informe que «parezca» raro. No te saltes el toque humano. Combine la automatización con una revisión cuidadosa y sus informes serán infalibles.

Cómo comunicar los informes a los clientes

Los informes de los clientes son más que enviar un PDF elegante. El objetivo es generar confianza y garantizar una mayor colaboración. La forma en la que se entregan los informes puede marcar la diferencia entre «¡Esto se ve muy bien, gracias!» y «Espera, ¿qué significa esto?» Así es como las agencias de marketing pueden comunicar los informes a los clientes paso a paso:

Comprenda a su cliente

No todos los clientes hablan el lenguaje del «marketing». Algunos quieren ver todas las métricas y gráficos; otros solo quieren tener una visión general. Tu trabajo consiste en averiguar en qué bando se encuentran y ajustar tu enfoque.

Por ejemplo, una startup tecnológica con conocimientos de marketing podría querer ver los CTR, las tasas de rebote y las rutas de conversión. Por otro lado, es posible que una cadena de restaurantes con varias ubicaciones prefiera datos como: «Tus anuncios de pago generaron 800 reservas el mes pasado».

Consejo profesional: Inicie su procese la presentación de informes a los clientes haciendo preguntas como: «¿Cuál es la métrica que más le importa?» de antemano. Luego, priorice eso en cada actualización.

Programe reuniones de revisión periódicas

Enviar informes es fantástico, pero revisarlos con tu cliente es aún mejor. Convierte los datos en diálogo.

Supongamos que administra informes automatizados para clientes del sector minorista. Observa una caída en el tráfico del sitio web de la ubicación de un cliente en Florida. En lugar de simplemente enviarles los números por correo electrónico, programa una llamada rápida. Usa ese tiempo para explicar la causa (tendencias estacionales, cambios en el rendimiento de los anuncios, etc.) y proponer soluciones.

Los controles constantes, ya sean semanales o mensuales, también establecen expectativas realistas. Los clientes que conocen la estrategia a largo plazo tienen menos probabilidades de entrar en pánico ante una caída de un mes.

Priorice la información clave

Los informes que ahogan a los clientes en datos no son útiles. Concéntrese en lo que más importa. Enumera las principales conclusiones y conéctalas con los objetivos del cliente.

He aquí un ejemplo: en lugar de mostrar una hoja de cálculo de 10 páginas, di lo siguiente:

«La campaña publicitaria generó 500 clientes potenciales este mes, con una reducción del 20% en el costo por cliente potencial en comparación con el mes pasado. Esta mejora se debió a los cambios en la segmentación de la audiencia y en la estrategia de colocación de anuncios».

Manténgalo conciso, claro y práctico. En el caso de las marcas con múltiples ubicaciones, desglosa los datos por ubicación. Por ejemplo, «Su sucursal de Chicago superó a las demás y generó 300 clientes potenciales con un CPC un 30% más bajo. Recomendamos replicar su estrategia de segmentación en otras regiones».

Usa ayudas visuales

Nadie quiere leer una hoja o una pared de números. Las ayudas visuales, como gráficos, cuadros y tablas, son habituales para los informes de los clientes. Después de todo, la visualización de datos tiene muchas funciones que desempeñar en la elaboración de informes. Simplifican los datos complejos y mantienen a sus clientes interesados.

Herramientas como Tableau o Google Data Studio ayudan con informes automatizados para clientes. Estas plataformas pueden ahorrarle horas y hacer que sus informes parezcan diseñados por un profesional. Sí, porque lo eran.

Si estás informando sobre la inversión publicitaria mensual de una cadena empresarial con varias ubicaciones, un gráfico de barras que compare el ROI por ubicación puede revelar qué regiones están prosperando y cuáles necesitan atención. Añade una nota: «¡Nuestra campaña en las sucursales de Seattle generó un ROI del 120%!»

Utilice los informes para establecer los próximos pasos

Informar sin recomendaciones es como hacer un diagnóstico sin un plan de tratamiento. Su objetivo no se ha cumplido. Vincula siempre tus datos a estrategias viables.

Supongamos que compartes un informe de rendimiento en las redes sociales con el gerente de una marca de acondicionamiento físico. Resalta lo que funciona y lo que no, y termina con una llamada a la acción. Por ejemplo:

«Teniendo en cuenta el aumento del 25% de participación provocado por nuestros desafíos de entrenamiento en TikTok, recomendamos crear desafíos semanales para cada ubicación. Exploremos también las colaboraciones de personas influyentes locales para aumentar la expectación».

Esto convierte los números en un plan y mantiene a tus clientes entusiasmados con los próximos pasos.

El contexto es clave

Los clientes se preocupan por los resultados, pero les encanta entender el «por qué». Añade contexto a tus números. Por ejemplo, si una campaña regional para un minorista de moda tuvo un rendimiento inferior al esperado, explica: «Esta caída coincide con la temporada de festivales locales, cuando menos personas compran ropa no tradicional. Sugerimos lanzar una línea festiva el año que viene para atraer a este público».

Usa ejemplos de informes de clientes adaptados a los sectores, como mapas térmicos con clics para marcas de comercio electrónico o imágenes sobre el tráfico peatonal para tiendas físicas. Demuéstrales que entiendes su mundo.

Resumen ejecutivo

Su resumen ejecutivo es como el tráiler de la película de su informe. Prepara el escenario y brinda a los clientes una instantánea clara de lo que hay dentro.

Por ejemplo, el resumen ejecutivo del informe de rendimiento mensual de una marca de acondicionamiento físico con varias ubicaciones podría incluir:

• Total de nuevas membresías: 1.200 (un 15% más que el mes pasado).
• Tasa de conversión promedio: 8% (un 2% menos, con un plan de acción para impulsar la participación).
• ROI: 3,50$ ganados por cada 1$ gastado.

Esto brinda a los clientes una comprensión instantánea del rendimiento de la campaña sin tener que revisar 20 páginas de datos. Es conciso, impactante y demuestra que valoras su tiempo.

Consejo: Cuando presente informes a los clientes, mantenga el resumen en la parte superior del informe. De esa forma, incluso un cliente con poco tiempo obtiene los aspectos más destacados sin tener que leer todo el informe.

Gestionar preguntas y comentarios

Las preguntas son inevitables, y algo bueno. Demuestran que los clientes están comprometidos. La clave es prepararse, mantener la calma y apoyarse en los datos.

Supongamos que un cliente pregunta: «¿Por qué cayeron las ventas de nuestra sucursal de Nueva York el trimestre pasado?» En lugar de buscar problemas, consulta tu informe:

«Los datos muestran una reducción del tráfico peatonal durante enero debido a las condiciones meteorológicas extremas. En respuesta, recomendamos aumentar el gasto local en publicidad online para compensar».

O, si un cliente cuestiona una métrica, haz una copia de seguridad con fuentes claras:

«El aumento del coste por clic se debe a la creciente competencia en el mercado, como indica Google Trends».

Siempre vincula tus respuestas a la estrategia. Si recibes comentarios, ya sea que se trate de una solicitud de imágenes más sencillas o de información más profunda, tómala en serio. Ajustar tu enfoque de generación de informes genera confianza y demuestra que estás escuchando.

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Resumiendo

La presentación de informes sobre los clientes no es la parte más emocionante de la gestión de una agencia de marketing. Pero es el pegamento que mantiene unidas las relaciones con los clientes. Une el arduo trabajo de su equipo con la confianza de sus clientes. Si se hacen bien, no solo informan, sino que impresionan. Y nadie quiere pasar horas recopilando métricas de 17 pestañas. La buena noticia es que con las herramientas y los flujos de trabajo adecuados, los informes de los clientes pueden ser muy sencillos.

Con la introducción de plantillas listas para usar, estrategias de generación automática de informes para los clientes y herramientas como Google Data Studio o Canva, los informes no tienen por qué robarte horas del día.

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Informes de clientes para agencias de marketing: herramientas y recursos útiles: preguntas frecuentes

¿Qué es la presentación de informes en marketing?

La elaboración de informes en marketing consiste en traducir los datos de las campañas en información para las empresas. Muestra a sus clientes el rendimiento de su inversión. Es como un «marcador de resultados» para estrategias como los anuncios en redes sociales, el SEO y las campañas de correo electrónico. Por ejemplo, un informe de un restaurante con varias ubicaciones puede desglosar los pedidos en línea por ciudad. Los buenos informes generan confianza y guían las decisiones futuras.

¿Cuál es la mejor herramienta de informes automatizados para las agencias de marketing digital?

La mejor herramienta depende de tus necesidades, pero Google Data Studio y AgencyAnalytics son los principales competidores. Simplifican la generación automática de informes para los clientes con paneles personalizables e integraciones sencillas. Por lo tanto, no tienes que cambiar de una hoja de cálculo a otra: todo es automático, preciso y visualmente atractivo.

¿Cuáles son las métricas clave que se deben incluir en un informe de cliente?

Las métricas clave deben alinearse con los objetivos de la campaña y los objetivos empresariales. En el caso de un informe sobre un cliente, incluye métricas como los clientes potenciales generados, las tasas de conversión y el ROI. En el caso de las empresas con varias ubicaciones, agrega datos específicos de la ubicación, como el tráfico peatonal o el rendimiento de los anuncios regionales. Supongamos que estás informando sobre anuncios de pago: «500 clientes potenciales este mes, con un coste por cliente potencial un 20% inferior al del mes anterior». Mantén la relevancia y la orientación a los resultados.

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