Cómo ampliar su agencia sin aumentar los costos + Plantilla descargable

La mayoría de los propietarios de agencias tocan un techo. Más clientes significan más caos, los plazos se hacen más ajustados, la calidad disminuye y su equipo se agota. Si te tomas en serio el crecimiento, necesitas un sistema que pueda gestionar más trabajo, sin aumentar tus costes y con menos estrés.

En esta guía, te explicaré cómo crear un modelo de prestación de servicios que crezca contigo, no en tu contra. Ya sea que dirija un equipo de 5 personas o de 50 personas, esta estructura lo ayudará a escalar de manera eficiente.

»No estás a la altura de tus ambiciones, sino que caes al nivel de tus sistemas.»

• Jason Swenk, entrenador de agencia de 8 cifras.

➡️ ¿Quiere tener una idea clara de la posición de su agencia y dónde hay margen de mejora? Esta sencilla plantilla te ayudará a descomponerlo y a detectar los huecos.

1. Comprende dónde se encuentra ahora mismo

Antes de intentar crecer, comprenda cuál es su situación actual. Descarga lo que funciona y lo que no, y deja que ese sea tu primer paso para construir un proceso.

Algunas cosas que puedes tener en cuenta al realizar una auditoría de entrega de tus últimos 5 a 10 proyectos:

• ¿Cuánto tiempo duró cada uno de esos proyectos?
• ¿Quiénes participaron y cuál fue su contribución?
• ¿Dónde se produjeron los retrasos?
• Qual fueron los comentarios que recibió? ¿Fueron buenos o malos?

Una vez que realices este ejercicio, comenzarás a detectar patrones rápidamente.

Por ejemplo, tal vez la incorporación lleve demasiado tiempo o que demasiadas cosas dependan de una sola persona. Esto se convierte entonces en su punto de referencia para escalar sus sistemas y comprenderlos mejor.

2. Defina qué significa «escalar» para usted

Lo primero que te viene a la mente cuando piensas en ampliar «más clientes». Puede que eso no sea necesariamente cierto todo el tiempo. La expansión no consiste solo en cerrar más negocios y conseguir más clientes, sino también en gestionar más sin el caos y sin que tu equipo esté sometido a un estrés constante.

Algunas cosas que debes preguntarte serían:

• ¿Cuántos clientes más podemos aceptar sin contratar?
• ¿Qué servicios son repetibles y rentables?
• ¿Dónde podemos reducir el tiempo de entrega sin dañar la calidad?

Esto es un comienzo. Establecer objetivos simples pero claros.

Per example:

• Reduzca el tiempo de entrega en un 30% en 6 meses
• Aumente los retenedores de 10 a 25 sin agregar gerentes de proyecto

Y luego, utilice ingeniería inversa desde aquí hasta que consiga fijar sus sistemas a la perfección.

3. Empaquete sus servicios

Empaquetar tus servicios para que tus clientes puedan entenderlos más fácilmente te llevará muy lejos. Los proyectos personalizados tienden a ralentizar todo.

Estas son algunas cosas que puedes tener en cuenta:

• Qué incluye (productos a entregar)
• Quanto tiempo lleva (cronograma)
• Quanto cuesta (tarifa fija)
• Resultados garantizados (opcional)

Esto elimina las conjeturas. Tu equipo no siempre empieza desde cero y los clientes saben exactamente lo que obtienen. Reduce el alcance, mejora la velocidad de entrega y genera confianza.

4. Usa las mejores herramientas

Las buenas herramientas no añaden más trabajo, lo eliminan. Pero solo si están configuradas correctamente.

Estos son los aspectos básicos que la mayoría de las agencias necesitan:

1. UN Projects management tool para llevar un registro de tus proyectos, tareas y actividades diarias en todo el equipo. Asana es una buena opción.
2. UN Herramienta CRM para ayudar a gestionar sus clientes, ventas y clientes potenciales bajo un mismo techo, como ClientJoy.
3. Un herramienta de automatización eso puede ayudar a liberar su tiempo y el de su equipo para centrarse en las cosas que son más importantes y automatizar el resto. Zapier lo hace bien.
4. Y un Reports tool para crear paneles limpios y en tiempo real para los clientes y el seguimiento interno. Looker Studio es gratuito y tiene una serie de plantillas por categorías entre las que puedes elegir.

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5. Construye un equipo

Escalar no consiste en contratar rápidamente. Se trata de asegurarte de que tu equipo pueda mantener la compostura y, al mismo tiempo, conseguir más clientes.

He aquí algo que puede ayudar:

• Entrena a tu equipo de forma cruzada para que no se queden atrapados en un solo rol.
• Anota tu proceso y asegúrate de que todos lo conozcan para que nadie se quede atrapado en un cuello de botella.
• Ten unos cuantos profesionales independientes o consultores sólidos a los que puedas acudir cuando las cosas se pongan demasiado difíciles para tu equipo.

De esa forma, las cosas seguirán moviéndose aunque haya alguien fuera. Sin pánico, sin caos.

6. Crea un proceso en torno a todo

El trabajo repetible necesita sistemas repetibles. Debes asegurarte de que todo lo que haces tenga un proceso basado en ello.

Empieza a documentar los principales flujos de trabajo, como:

• Incorporación
• Production of content
• Reports presentation
• Commentarer et reviews
• Desembarque

Usa un Google Doc o un vídeo de Loom por proceso. Haz que sea fácil para cualquiera entrar, no es necesario cogerlo de la mano, es fácil de hacer y terminar el trabajo.

➡️ ¿Quiere tener una idea clara de la posición de su agencia y dónde hay margen de mejora? Esta sencilla plantilla te ayudará a descomponerlo y a detectar los huecos.

7. Rastrea lo que importa

No puedes mejorar lo que no mides. Ten una lista de las métricas que son importantes para tu cliente, junto con una lista de las métricas que indican el crecimiento.

Esta es una lista de métricas que puedes ver:

• Plazo medio de entrega — Tiempo transcurrido desde la entrega breve hasta la entrega final
• Revisiones solicitadas por proyecto — Le indica qué tan alineada está su salida
• Satisfaction Satisfaction Score (CSAT) — Valoración de la encuesta posterior a la entrega
• Puntuación neta del promotor (NPS) — ¿Te recomendarán o no?
• Plazo de entrega de las revisiones — ¿Qué tan rápido solucionas los problemas?
• Time of response of the communication with the client — Qué tan rápido responde tu equipo a los clientes
• Se completaron los registros mensuales de los clientes —% de cuentas que reciben atención proactiva

Al mismo tiempo, debes hacer que tu equipo rinda cuentas. Organice reuniones de revisión mensuales y comprenda qué es lo que está causando la fricción; luego, arréglelo.

8. Crea un circuito de retroalimentación

El departamento de ventas escucha las objeciones de los clientes. Delivery ve lo que se rompe una vez que se cierra la oferta. Ambos tienen perspicacia, pero la mayoría de las agencias no unen los puntos.

¿Cómo puedes solucionar esto?

• Configure una sincronización mensual sencilla entre las ventas, la entrega y el liderazgo.
• No es una reunión elegante. Solo 30 minutos para descubrir lo que funciona, lo que no funciona y lo que los clientes siguen pidiendo.

Este ciclo le ayuda a corregir las brechas de servicio, ajustar los precios y hablar el idioma de sus clientes, sin tener que hacer adivinanzas.

Dificultades comunes de escalado

Escalar suena muy bien, hasta que las cosas comienzan a pasar desapercibidas. Estos son cuatro errores que veo que las agencias cometen todo el tiempo y qué hacer en su lugar.

1. No hay paquetes estándar

Cuando cada proyecto es personalizado, tu equipo termina reinventando la rueda. Eso no se amplía. Cíñete a ofertas claras y productizadas. Defina qué incluye, cuánto tiempo lleva y cuánto cuesta. Avanzará más rápido, entregará sus productos de manera más uniforme y hará que la incorporación sea mucho más fácil.

2. Herramientas anticuadas y sin procesos claros

Sus herramientas y procesos necesitan una limpieza regular. A medida que su agencia crezca, lo que antes funcionaba ahora podría ralentizarlo. Revise sus procesos cada trimestre. Audite su oferta tecnológica. Elimine lo que esté desactualizado, arregle lo que esté roto y refuerce lo que no esté claro. Los pequeños ajustes ahora ahorran a los grandes quebraderos de cabeza más adelante.

3. Contratación sin sistemas establecidos

No hay contrates para arreglar el caos, arregla el caos primero. Si atraes a personas sin un proceso de entrega, generarás confusión más rápido. Primero construya el sistema, describa cómo se hacen las cosas, quién hace qué y cómo se mide el éxito. Luego contrata para eso. Será mucho más fácil reducir la fricción.

4. No está documentando ni capacitando

Empieza a documentar sobre la marcha. Usa vídeos, listas de verificación o plantillas de Notion de Loom, lo que sea más fácil de seguir para tu equipo. Actualiza a medida que las cosas evolucionan. Así es como se crea un motor de entrega que funciona sin ti.

Contratar a más personas no equivale a crecimiento

Contratar a más personas puede parecer un crecimiento, pero sin sistemas sólidos, solo se agrega más caos.

Si tu entrega sigue dependiendo de personas específicas o, lo que es peor, de ti, la contratación no solucionará nada. Solo añade más personas a las que gestionar y más espacio para que las cosas se te escapen.

La escala real proviene de tener sistemas claros y repetibles. No porque haya más gente que se dedique al problema.

Esta es la diferencia:

• Escalar significa hacer más con los mismos o menos recursos
• La contratación implica más formación, más supervisión y más margen de error
• Las agencias inteligentes crean sistemas primero y luego conectan a las personas a ellos
• Sin procesos, cada contratación aumenta la confusión en lugar de brindar alivio

Primero construya la máquina. Luego haz crecer el equipo.

Compruebe la prestación de sus servicios en 5 sencillas preguntas

Antes de añadir más herramientas o contratar a más personas, da un paso atrás y comprueba cómo funciona realmente tu entrega. Estas cinco preguntas te mostrarán dónde están estancadas las cosas y qué es lo que hay que corregir si quieres escalar.

1. ¿Todo te espera?

Si tu equipo sigue acudiendo a ti para solicitar aprobaciones, actualizaciones de clientes o qué hacer a continuación, no estás escalando realmente. Estás atrapado en el medio de todo.

2. ¿Hacéis entregas siempre de la misma forma?

Si la forma en que se hacen las cosas depende de quién las haga, no tienes un sistema. Necesitas un proceso establecido que funcione sin importar quién esté trabajando.

3. ¿Estás creando todo desde cero para cada cliente?

Si cada proyecto necesita un nuevo plan, un nuevo alcance y un enfoque diferente, siempre estarás atrapado en un límite. Deberías poder crear plantillas como mínimo entre el 60 y el 70 por ciento de tu trabajo.

4. ¿Su equipo sabe quién es el propietario de qué?

Si las personas no tienen claro cuál es su papel o los puntos de traspaso, las cosas pasarán desapercibidas. La propiedad clara y los flujos de trabajo sencillos ahorran tiempo y evitan confusiones.

5. ¿Estás rastreando qué tan bien va la entrega?

Si no estás midiendo los plazos, las ganancias, los comentarios de los clientes y cuántas revisiones se necesitan, no sabrás qué es lo que no funciona. Y seguirás escalando los problemas en lugar de solucionarlos.

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Reanudando

No es necesario revisar todo de una vez. De hecho, no deberías.

Empieza por hacer mejoras pequeñas y específicas en cada parte de tu modelo de entrega. Limpia un proceso. Abre una entrega. Documente una tarea repetible.

Estas pequeñas correcciones se van acumulando rápidamente. Y, con el tiempo, convierten el caos en claridad, sin agotar al equipo ni arruinar las operaciones.

Escalar no consiste en hacer más. Se trata de hacer las cosas mejor, pieza por pieza.

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Questions frecuentes

1. ¿Cómo minimizar los costos de agencia?
   Estandarice sus servicios, automatice las tareas repetitivas y confíe en un equipo central reducido respaldado por profesionales independientes acreditados. Corta herramientas que se superpongan en sus funciones.
2. ¿Cómo puedo ampliar mi agencia?
   Concéntrese en los procesos repetibles, los procedimientos operativos estándar documentados y los sistemas de entrega que no dependen de una sola persona. Productive sus servicios para escalar sin caos.
3. ¿Cuáles son las soluciones a los costos de las agencias?
   Usa menos herramientas pero más inteligentes, subcontrate cuando sea necesario y cree plantillas para evitar empezar desde cero cada vez. Supervisa el tiempo empleado por cliente y reduce las ineficiencias.
4. ¿Qué aumenta los costos de la agencia?
   El trabajo personalizado para cada cliente, la proliferación de herramientas, la mala gestión del alcance y la contratación sin un sistema de entrega establecido hacen que los costos aumenten rápidamente.

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