So skalieren Sie Ihre Agentur, ohne die Kosten zu erhöhen + Template to download

Die meisten Agenturinhaber steigen an eine Obergrenze. More customers means more chaos, termins are kürzer, the quality down and your team brennt aus. If they take the growth, need you an system, the more work can carry, without your costs to increase and less stress.

In this guide show you how you create an service provision model, that does with you wächst and not against you. Ganz gleich, ob Sie ein Team aus 5 oder 50 Personen leiten, diese Struktur hilft Ihnen bei der effizienten Skalierung.

“Du erreichst nicht das Niveau deiner Ambitionen — du fällst auf der Ebene deiner Systeme.“

• Jason Swenk, 8-Sterne Agenturcoach.

➡️ Would you make a critical picture from who your agency is and who improve potential? This simple Template you will help, it aufzuschlüsseln und die Lücken zu erkennen.

1. Verstehe, wo du gerade stehst

Before you try to grow, you should be also be in the clean, who you are just. Laden Sie herunter, was funktioniert und was nicht, und lassen Sie Ihren ersten Schritt zum Aufbau eines Prozesses sein.

Ein paar Dinge, die Sie bei der Durchführung eines Lieferaudits für Ihre letzten 5 bis 10 Projekte ansehen können:

• Wie lange dauert jedes dieser Projekte?
• Wer war beteiligt und was war ihr Beitrag dazu?
• Wo sind die verzögerungen passiert?
• Was war das Feedback, das Sie erhalten, war es gut oder schlecht?

When they have performed this practice, they are quickly start, pattern to detect.

Wie zum Beispiel vielleicht dauert das Onboarding zu lang oder zu viele Dinge hängen nur von einer Person ab. This is then to your base, to scale your systems and they better to verstehen.

2. Definieren Sie, was „Skalierung“ für Sie bedeutet

Das Erste, was Ihnen in den Sinn kommt, wenn Sie daran denken, skalieren Sie „more customers“. Das stimmt vielleicht nicht immer. To the scale is not only darum, more shops to get and more customers to win, but also also, more to management, without that chaos is is always and your team is constantly under stress.

Ein paar Dinge, die Sie sich fragen sollten, wären:

• Wie viele Kunden können wir noch annehmen, ohne sie einzustellen?
• Welche Dienste sind wiederholbar und rentabel?
• Wo können wir die Lieferzeit verkürzen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen?

Das ist ein Anfang. Set simple, but clear goals.

Zum Beispiel:

• Reduziere the delivery time in 6 months to 30%
• Sie erhöhen die Anzahl der Mitarbeiter von 10 auf 25, ohne Projektmanager hinzuzufügen

Und dann einfach von hier aus Reverse Engineering durchführen, bis sie ihre Systeme tatsächlich bis ins Detail festgesetzt haben.

3. Verpacken Sie Ihre Dienste

Wenn Sie Ihre Dienstleistungen so verpacken, dass Ihre Kunden sie leichter verstehen können, werden Sie einen langen Weg zurücklegen. Massgeschneiderte Projekte verlangsamen in der Regel alles.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie berücksichtigen können:

• Was ist enthalten (Lieferbestandteile)
• Wie lange dauert es (Timeplan)
• Was kostet es (Pauschalgebühr)
• Ergebnisse garantiert (fakultativ)

This exist the rätselrate. Ihr Team fängt nicht jedes Mal bei Null an, und die Kunden wissen genau, was sie bekommen. Es reduziert die Streuung des Leistungsumfangs, verbessert die Liefergeschwindigkeit und schafft Vertrauen.

4. Use better tools

Gute Tools fügen nicht mehr Arbeit hinzu, sie nehmen sie weg. Aber nur, wenn sie richtig eingerichtet sind.

Hier sind die Grundlagen, die die meisten Agenturen benötigen:

1. EIN Projektmanagement-Tool um den Überblick über Ihre täglichen Projekte, Aufgaben und Aktivitäten im gesamten Team zu behalten. Asana is a good option.
2. EIN CRM-tool um Ihnen zu helfen, Ihre Kunden, Verkäufe und Leads unter einem Dach zu verwalten, wie zum Beispiel Kunde Joy.
3. Ein Automationstool das kann ihnen und ihrem Team helfen, Zeit zu gewinnen, um sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren und den Rest zu automatisieren. Zapier macht das gut.
4. Und ein Tool zur Berichterstattung to create clean echtzeit-Dashboards for customer and internal tracking. Looker Studio ist kostenlos und bietet eine Reihe von Vorlagen für Kategorien, aus denen Sie auswählen können.

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5. Stelle ein Team zusammen

To the scale, it is not also, to make quickly. Es geht also sicher, dass Ihr Team die Dinge tatsächlich zusammenhalten kann, während Sie zusätzliche Kunden gewinnen können.

Hier ist etwas, das helfen kann:

• Trainiere dein Team, damit es nicht nur in einer Rolle feststeckt.
• Write your process in and stelle sicher, dass jeder darüber informiert ist, so dass niemand in einen Engpass steckt
• Hab ein paar solide Freelancer oder Berater, an die sie sich wenden können, wenn ihr Team zu viel wird.

Auf diese Weise bewegt sich das Zeug immer noch, auch wenn jemand draußen ist. Keine Panik, kein Chaos.

6. Create a process around all

Wiederholbare Arbeit erfordert wiederholbare Systeme. Sie müssen sicherstellen, dass bei allem, was Sie tun, ein Prozess darauf aufgebaut ist.

Documentar first core workflows as:

• Einarbeitung
• Production by content
• Reporting
• Feedback und Überarbeitungen
• Offboarding

Use to use a Google Doc or a Loom-Video. Mache es jedem leicht, hineinzuspringen, ohne dass sie die Hand halten müssen. Es ist einfach zu erledigen und die Arbeit erledigt.

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7. Verfolge, worauf es ankommt

What they not measure, you can not improve. Create a list with kennzahlen, the are important for your customers, and an list with kennzahlen, which indicated on growth.

Here is a list of metrics, the you can view:

• Durchschnittliche Lieferfrist — Zeitaufwand vom Briefing bis zur endgültigen Lieferung
• Pro Project employees Ueberarbeitungen — Zeigt Ihnen, wie aufeinander abgestimmt Ihre Ergebnisse sind
• Kundenzufriedenheitswert (CSAT) — Bewertung oder Umfrage nach der Lieferung
• Net Promoter Score (NPS) — you would recommend or not?
• Bearbeitungszeit für Überarbeitungen — Wie schnell beheben Sie Probleme?
• Reaktionszeit der Kundenkommunikation — How quickly Your Team on Customer Reagiert
• Monatlicher Kunden-Check-Ins abgeschlossen —% der Konten, denen proaktive Aufmerksamkeit geschenkt wird

Gleichzeitig sollten Sie Ihr Team zur Rechenschaft ziehen. Richten Sie monatliche Gespräche ein und Sie finden heraus, was die Ursache für die Reibung ist — und beheben Sie sie dann.

8. Create a feedback schleife

Der Vertrieb hört die Kundeneinwände. The delivery is, what goes after abschluss of the business. Beide haben Einblick, aber die meisten Agenturen stellen keine Verbindung her.

Wie kannst du das beheben?

• Richten Sie eine einfache monatliche Synchronisation zwischen Vertrieb, Lieferung und Führung ein.
• Kein schickes Treffen. Nur 30 Minuten, um zu verstehen, was funktioniert, was kaputt ist und wonach die Kunden immer wieder fragen.

This schleife helps them, servicelücken zu schließen, die Preise zu strafen und die Sprache Ihrer Kunden zu sprechen, ohne ein Ratespiel spielen zu müssen.

Häufige Fallstricke bei der Skalierung

Skalieren klingt großartig, bis die Dinge durch das Raster rutschen. Here are four errors, the agencies make my opinion after always, and was instead to turn.

1. Keine Standardpakete

If any project is maßgeschneidert, your team at end the road new. Das skaliert nicht. Halten Sie sich an klare, produktgerechte Angebote. Definieren Sie, was enthalten ist, wie lange es dauert und was es kostet. Sie werden schneller vorankommen, konsistenter liefern und das Onboarding erheblich vereinfachen.

2. Veraltete Tools und keine klaren Prozesse

Ihre Tools und Prozesse müssen regelmäßig gereinigt werden. Wenn Ihre Agentur wächst, kann das, was früher funktioniert hat, Sie jetzt langsamer machen. Check your processes vierteljährlich. Überprüfe deinen Tech-Stack. Remove you, was veraltet ist, korrigieren Sie, was kaputt ist, und verschärfen Sie, was unklar ist. Kleine Anpassungen ersparen dir jetzt später große Kopfschmerzen.

3. Setting without systems

Sete no one, to fix the chaos, fix the chaos first. If they add people without delivery process, you are only faster confused. Create the system first, describe you, how dinge are complete, who was that and how the success is measured. Dann stellst du dir ein. Dann ist es viel einfacher, die Reibung zu reduzieren.

4. Keine Dokumentation oder Schulung

Fang an unterwegs mit der Dokumentation. Use Loom-Videos, Checklisten oder Notion-Vorlagen, was auch immer ihr Team leicht macht, ihnen zu folgen. Updaten sie, wenn sich die Dinge weiterentwickeln. Tu create a Delivery Engine, the without you runs.

to set more employees is not equal bedeutend with growth

More employees may be to feel by growth, but without solid systems care you only for more chaos.

Wenn Ihre Lieferung immer noch von bestimmten Personen oder, schlimmer noch, von Ihnen abhängig ist, hilft eine Einstellung nichts. Es gibt nur mehr Leute, die verwaltet werden müssen, und es gibt mehr Spielraum für Dinge, die passieren können.

Echte Skalierbarkeit entsteht durch klare, wiederholbare Systeme. Nicht dadurch, dass noch mehr Menschen mit dem Problem auseinandersetzen.

Hier ist der Unterschied:

• Skalieren bedeutet, mit gleichen oder weniger Ressourcen mehr zu erledigen
• Einstellung bedeutet mehr Training, mehr Kontrolle, mehr Spielraum für Fehler
• Intelligent agencies build first systems and close then people can
• Won processes is each employees to be verwirrend, statt to bring erleichterung

Baue zuerst die Maschine. Dann vergrößere das Team.

Check your service provide in 5 easy questions

Bevor Sie weitere Tools hinzufügen oder mehr Mitarbeiter einstellen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich ansehen, wie Ihre Lieferung tatsächlich funktioniert. This five questions show you how problems and was be repariert, if they want to scale.

1. Wartet alles auf dich?

Wenn dein Team immer wieder zu dir kommt, um Genehmigungen, Kundeninformationen oder was als Nächstes zu tun ist, skalierst du nicht wirklich. Du steckst einfach mittendrin in das Geschehen.

2. Bieten Sie jedes Mal auf die gleiche Weise an?

If the art and wise, how does are completely, which, who they do, they have no system. Sie benötigen einen festgelegten Prozess, der unabhängig davon funktioniert, wer an der Arbeit arbeitet.

3. Create all of grund on new for each customers?

Wenn jedes Projekt einen neuen Plan, einen neuen Umfang und einen anderen Ansatz benötigt, werden Sie immer an einer Grenze feststecken. Sie sollten in der Lage sein, mindestens 60 bis 70 Prozent Ihrer Arbeit in Vorlagen zu integrieren.

4. Weiß dein Team, wem gehört?

Wenn die Menschen über ihre Rolle oder die Übergabepunkte nicht klar sind, werden die Dinge durcheinander geraten. Klare Eigenschaften und einfache Arbeitsabläufe sparen Zeit und vermeiden Verwirrung.

5. Verfolgen Sie, wie gut die Lieferung läuft?

Wenn's time plans, profits, customer feedback and the number of necessary changes not measure, you not know, was kaputt ist. Und sie werden weiterhin skalieren, anstatt sie zu beheben.

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Fassen wir es zusammen

Sie müssen nicht alles auf einmal überarbeiten. In dem solltest du nicht.

I take first small, specific improvements in each part your deployment models. Sie nehmen an einem Prozess teil. Sie ziehen einen Handoff fest. Dokumentieren Sie eine wiederholbare Aufgabe.

This small correctures stapeln sich schnell. Und im Lauf der Zeit verwandeln sie Chaos in Klarheit, ohne dass Ihr Team überlastet ist oder Ihr Betrieb in die Luft geht.

Beim Skalieren geht es nicht darum, mehr zu tun. Es geht darum, Dinge besser zu machen, Stück für Stück.

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Häufig gestellte Fragen

1. Wie lassen sich die Agenturkosten minimieren?
   Standardisieren Sie Ihre Dienstleistungen, automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben und verlassen Sie sich auf ein schlankes Kernteam, das von geprüften Freelancern unterstützt wird. Cut you tools out, the cut in their function.
2. Wie kann ich meine Agentur skalieren?
   Sie konzentrieren sich auf wiederholbare Prozesse, dokumentierte SOPs und Bereitstellungssysteme, die nicht von einer Person abhängig sind. Productisieren Sie Ihre Services skalierbar ohne Chaos.
3. Was sind die Lösungen für die Agenturkosten?
   Use less, but intelligent tools, store by demand and create the templates, to not must start any mal with zero. Sie überwachen die Zeit, die pro Kunde aufgebraucht ist, und reduzieren Ineffizienzen.
4. Was erhöht die Agenturkosten?
   Maßarbeit für jeden Kunden, eine Vielzahl von Tools, schlechte Verwaltung des Umfangs und die Einstellung von Mitarbeitern ohne ein Liefersystem treiben die Kosten schnell in die Höhe.

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