Nutzen Sie Retainers, um den Umsatz Ihrer Agentur vorhersehbarer zu machen

Lassen Sie uns über den Elefanten in der Gewinn- und Verlustrechnung jeder Agentur sprechen: das unvorhersehbare Einkommen. In einem Monat bist du ausgebucht. Kunden rufen an, Rechnungen fliegen und das Team ist voll.

Und im nächsten Monat? Es ist ruhig. Es ist zu leise. Sie verbrennen Geld für Werbung, verfolgen Leads, verfolgen unbezahlte Rechnungen und fragen sich, wie Sie die Gehaltsabrechnung decken können. Diese Achterbahnfahrt beeinträchtigt den Cashflow und ruiniert die Moral Ihres Teams, Ihre Fähigkeit zur Planung, Skalierung und Ihr langfristiges Wachstum.

Eine gute Lösung für viele Agenturen ist eine Schicht von einem projektbasierten Finanzplan bis hin zu einer stabilitätsorientierten Strategie.

In diesem Leitfaden erklären wir, warum wiederkehrende Umsätze Ihnen Luft zum Atmen geben und wie Sie Retainer gestalten, die Klienten eigentlich wollen, und welche Fehler Sie vermeiden sollten, wenn Sie neu bei Retainern sind.

TL; DR — Nutzen Sie Retainer, um den Umsatz Ihrer Agentur vorhersehbarer zu machen

• Bei Retainern handelt es sich um monatliche Serviceverträge, die vorhersehbare Umsätze und langfristigen Kundennutzen bieten. Sie glätten das Einkommen, vereinfachen die Planung und stärken die Kundenbeziehungen.
• Vorteile: Konsistenz, schnellere Bearbeitung, engere Kundenbeziehungen und bessere Ressourcenplanung.
• Wichtige Tipps:

• Definieren Sie klare Ergebnisse (z. B. SEO, Angebote, Bewertungen)
• Wählen Sie das richtige Preismodell (fest, gestaffelt oder nutzungsabhängig)
• Erwähnen Sie die Verlängerungsbedingungen
• Konzentrieren Sie sich auf den Kundennutzen (Geschwindigkeit, Klarheit, Konsistenz)
• Behandeln Sie Einwände mit Versuchen und visuellen Plänen
• Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Unterstützung“ oder „sichtbares Wachstum“
• Führen Sie Leistungsberichte ein. Zeigen Sie echte Ergebnisse mithilfe von Tools wie Synup, Dashboards oder Videos
• Geben Sie immer die Berichterstattung an und legen Sie klare Umfangs- und Ausstiegsbedingungen fest
• Verwenden Sie Tools wie Synup, um Ergebnisse anzuzeigen und Retainer zuverlässig zu skalieren.

Das Retainer-Modell verstehen

Im Kern handelt es sich bei einem Retainer um eine vertragliche Vereinbarung, bei der Ihre Agentur Dienstleistungen auf wiederkehrender Basis, in der Regel monatlich, gegen eine festgelegte Gebühr erbringt.

Im Gegensatz zu einmaligen Projekten erstellen Kundenbetreuer vorhersehbarer Cashflow. Das gibt Ihnen Platz, um Mitarbeiter einzustellen, im Voraus zu planen und Ihre Agentur nicht mehr zu leiten, als wäre es ein Last-Minute-Pitchdeck.

Deshalb schneiden Agenturen, die auf Retainer-Modelle setzen, besser ab:

• Stabilität: Du jagst nicht jede Woche nach Einzahlungen oder wartest auf Genehmigungen.
• Stärkere Kundenbeziehungen: Sie sind ständig involviert, nicht nur, wenn Dinge kaputt gehen oder Budgets neu eingestellt werden.
• Strategisches Wachstum: Retainer ermöglichen eine langfristige Planung, von vierteljährlichen Roadmaps bis hin zu A/B-Testzyklen und Content-Pipelines.
• Bessere Ressourcenplanung: Wenn Sie wissen, was hereinkommt, können Sie Bandbreite, Tools und Talente entsprechend zuweisen.

Wenn Sie also immer noch bei „Lass uns die Rechnung stellen, sobald das Logo fertig ist“ nicht weiterkommen, ist es vielleicht an der Zeit, Ihr Modell zu überdenken.

Häufige Missverständnisse über Retainer

1. „Kunden wollen keine Mitarbeiter“: Nein, sie tun wenn sie den Wert verstehen. Kunden wünschen sich konsistente Ergebnisse, schnelle Bearbeitungszeiten und ein Team, das ihr Geschäft kennt. Ein Kundenbetreuer setzt Erwartungen und sorgt für eine reibungslosere Zusammenarbeit.
2. „Retainer bedeuten weniger Flexibilität“: Falsch. Ein intelligenter Halter beinhaltet einen festen Anwendungsbereich zzgl. ein flexibler Anwendungsbereich. Das könnte 20 Stunden Kernarbeit und 5 Stunden für Ad-hoc-Aufgaben bedeuten. Flexibilität ist in das System integriert, nur klar definiert.
3. „Das können nur große Agenturen schaffen“: Bei Halterungen geht es nicht um die Größe. Sie sind ungefähr Prozessreife. Wenn Ihre Agentur den Leistungsumfang festlegen, Arbeitszeiten verfolgen und über Ergebnisse berichten kann, können Sie eine Terminabfrage einrichten. Egal, ob Sie 3 oder 30 Personen sind.
4. „Gefolgsleute sperren uns in langweilige Arbeit ein“: Nicht, wenn du sie richtig positionierst. Retainer funktionieren am besten, wenn sie an Ergebnisse und nicht an Ergebnisse gebunden sind. Dies können die Leistung der Lead-Generation, soziales Engagement, SEO-Sichtbarkeit sein, nicht „X-Blogs und Y-Designs“.

Sind Retainer immer die richtige Passform?

Kurze Antwort: nein. Aber sie sind wahrscheinlich für mehr Kunden geeignet, als Sie denken.

Halterungen funktionieren am besten, wenn:

• Ihre Dienste sind fortlaufend oder zyklisch (z. B. SEO, Reputationsmanagement, Content Marketing, bezahlte Werbung).
• Kunden haben langfristige Ziele, die konsistent umgesetzt werden müssen.
• Sie haben bereits ein gewisses Vertrauen aufgebaut und sie sind bereit, in kontinuierliche Werte zu investieren.

Sie nicht arbeiten wenn:

• Der Umfang ist unklar oder ändert sich ständig.
• Sie haben Ihre Prozesse oder Lieferfristen nicht validiert.
• Sie oder der Kunde betrachten die Beziehung als transaktional.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, beginnen Sie mit einer dreimonatigen Probezeit. Es senkt die Barriere, gibt beiden Seiten Zeit, sich anzupassen, und öffnet die Tür für spätere Upselling.

So strukturieren Sie eine solide Aufbewahrungsvereinbarung

Ein vorhersehbarer Umsatz ist der Traum jeder Agentur, aber dieser Traum stirbt schnell ohne eine angemessene Honorarstruktur.

Also, wie richten Sie einen Retainer ein, der für Sie und Ihre Kunden funktioniert?

Arbeitsumfang: Seien Sie spezifisch oder entschuldigen Sie sich

Definieren Sie zunächst klar, was Sie tun und was du nicht bist.

Nehmen wir an, ein Kunde stellt Sie für „Social-Media-Support“ ein. Nach einer Woche fragen sie täglich nach Reels, Antworten vom Kundenservice und bezahlten Full-Funnel-Anzeigen. Du dachtest, du schreibst fünf Beiträge pro Woche. Sie denken, du bist ihre 24/7-Marketingabteilung.

Deshalb ist Umfang alles.

Verwenden Sie klare Ergebnisse wie:

• „12 Instagram-Posts pro Monat (einschließlich Grafiken und Bildunterschriften)“
• „Zwei Feedbackrunden pro Ergebnis“
• „Wöchentlicher 30-minütiger Check-In-Anruf über Zoom“

Listen Sie auf, was enthalten ist und was nicht. So vermeiden Sie später unangenehme Konversationen wie: „Ich dachte, Landingpages wären Teil des Deals?“

Profi-Tipp: Fügen Sie eine Klausel „Was ist außerhalb des Geltungsbereichs“ hinzu. Beispiel: „Copywriting für bezahlte Anzeigen ist nicht enthalten und wird separat angeboten.“

Preisstruktur: Fest, gestaffelt oder nutzungsabhängig?

Ihre Preisgestaltung sollte den Wert, den Sie bieten, und den damit verbundenen Aufwand widerspiegeln. Es gibt drei gängige Modelle:

1. Feste monatliche Gebühr

Gut, wenn die Arbeitsbelastung konstant bleibt. Zum Beispiel: „Sie erhalten 4 Blogbeiträge, 2 Newsletter und grundlegende SEO-Unterstützung für 2.500 USD/Monat.“

Das ist einfach, sauber und ideal für die langfristige Aufbewahrung von Inhalten oder die laufende Webwartung.

2. Mehrstufige Pakete

Bieten Sie Ihren Kunden Flexibilität und behalten Sie gleichzeitig die Kontrolle. Wie zum Beispiel:

• Anlasser: 2 Beiträge + 1 Bericht
• Wachstum: 4 Beiträge + 2 Berichte + Strategiegespräch
• Maßstab: Vollständiger Inhaltskalender, Implementierung und Analyse-Dashboard

Es fühlt sich an wie ein Menü, und Kunden mögen es, Optionen zu haben.

3. Nutzungsabhängig oder nach Stundenbank

Besser, wenn sich die Arbeitsbelastung jeden Monat ändert. Angenommen, Sie verkaufen Stunden pro Block (z. B. 20 Stunden/Monat für 150 USD/Stunde). Kunden verwenden, was sie benötigen, aber ungenutzte Zeit wird nicht übernommen.

Welches Preismodell Sie auch wählen, berechnen Sie nicht nur nach Zeit. Gebühr für Ergebnisse. Wenn Sie Leads generieren, E-Mails mit hoher Konversionsrate schreiben oder die lokale Suchmaschinenoptimierung korrigieren, sollten Sie einen Preis wie einen Partner bewerten, nicht wie einen Aufgabenträger.

Tipp: Stellen Sie unabhängig von Ihrem Preismodell sicher, dass der Abrechnungsprozess unkompliziert ist. Widmen Sie Ihre Zeit der Einrichtung eines Systems, das für Sie und Ihren Kunden funktioniert.

Laufzeit und Verlängerung: Grenzen im Voraus setzen

Hier fummeln zu viele Agenturen herum. Vergeben Sie keine unbefristeten, nutzungsbasierten Vergütungen. Das ist nur ein Projekt ohne Klarheit.

Setze einen klaren Begriff.

• 3 Monate Minimum gibt dir Zeit, Wert zu zeigen
• 6 oder 12 Monate für größere Ziele wie Markenaufbau oder Lead-Generierung

Definieren Sie auch:

• Automatische Verlängerung Begriffe
• Kündigungsfrist (normalerweise 30 Tage) für beide Seiten, um die Dinge zu beenden
• Was passiert, wenn sie dich geistern (ja, das passiert)

Sie möchten die E-Mail „Wir werden die Dinge für eine Weile pausieren“ vermeiden Recht bevor die Miete fällig ist.

Leistungskennzahlen und Berichterstattung: Beweisen Sie den Wert

Sie können nicht verwalten, was Sie nicht messen, und Ihr Kunde auch nicht. Seien Sie transparent in Bezug auf:

• Worüber du berichten wirst
• Wie oft wirst du Ergebnisse teilen
• So sieht Erfolg aus

Beispiel: Wenn Ihr Angebot SEO-Dienste umfasst, definieren Sie Ziele wie das organische Traffic-Wachstum, Ranking-Verbesserungen oder Klickraten.

Verwenden Sie Dashboards wie Google Looker Studio, AgencyAnalytics oder die Tools von Synup, um den Wert zu demonstrieren. Und lassen Sie nicht einfach ein PDF fallen, sondern besprechen Sie es mit ihnen. Berichte sollten Konversationen beginnen, nicht beenden.

Zum Beispiel:

• Wenn du Suchmaschinenoptimierung betreibst, verfolge Keyword-Bewegungen, Seitenzugriffe und Klickraten
• Wenn es sich um lokales Marketing handelt, zeige, wie Synup dazu beigetragen hat, lokale Rankings, Bewertungen oder das Google-Profilengagement zu verbessern
• Du schaltest bezahlte Werbung? Teilen Sie ROAS, Lead-Konversionen und Kosten pro Ergebnis

Verwenden Sie Screenshots, Dashboards und sogar kurze Loom-Videos, um Berichte durchzugehen. Die meisten Kunden werden kein 7-seitiges PDF lesen, aber sie werden sich ein 2-minütiges Video ansehen, in dem erklärt wird, warum sich die Leads im letzten Monat verdoppelt haben.

Stimmen Sie außerdem im Voraus zu was Erfolg sieht aus wie. „Bessere Sichtbarkeit“ bedeutet nichts, es sei denn, Sie definieren, was das ist.

Kündigungsklausel: Schütze die Beziehung (und dich selbst)

Sie werden Traumkunden haben. Und Sie werden diejenigen haben, die am 29. Tag voll durcheinander geraten, jedes Wort lückenhaft sind oder Rückerstattungen verlangen. Ein klarer Ausstiegsplan schützt beide Seiten.

Folgendes sollte enthalten sein:

• 30-tägige schriftliche Mitteilung um die Vereinbarung zu beenden
• Keine Rückerstattung für bereits abgeschlossene Arbeiten
• Pause-Klausel: Wenn der Kunde Genehmigungen oder Vermögenswerte um mehr als X Tage verzögert, pausieren Sie die Aufbewahrung
• Verspätete Gebühren: Ja, die auch. Zeit ist Geld.

Das schützt beide Parteien. Behandeln Sie Ihren Mitarbeiter wie eine Beziehung für Erwachsene — wie einen Ehevertrag für berufliche Beziehungen. Sie benötigen eine Auffahrt, falls es nicht klappt.

Vorlagen und Beispiele aus der Praxis

Schreiben Sie Verträge nicht um 2 Uhr morgens von Grund auf neu. Hier finden Sie bewährte Vorlagen für Retainer-Verträge, die auf Agenturen und Freelancer zugeschnitten sind:

1. Kostenlose Vorlage für eine Retainer-Vereinbarung — Einfach und editierbar. Ideal für Solo-Berater oder kleine Agenturen.
2. Vorlage für eine Aufbewahrungsvereinbarung (PandaDoc) — Enthält Abschnitte zu Umfang, Zahlungen, Verlängerungen und geistigem Eigentum.
3. Bonsais kostenlose Vorlage für einen monatlichen Einzahlungsvertrag — Großartig, wenn Sie jeden Monat verschiedene Dienstleistungen anbieten. Funktioniert gut für Content-, Design- oder Entwicklungsteams.

Passen Sie sie an. Geben Sie nicht einfach Ihren Namen ein und senden Sie ihn. Passen Sie den Wortlaut, die Ergebnisse und die Bedingungen an jeden Kunden an. Wenn Sie sich nicht sicher sind, lassen Sie es von einem Vertragsanwalt überprüfen. Es ist den Seelenfrieden wert.

Kundenbindung verkaufen: Strategien zur Kundengewinnung

Hast du schon einmal einen Retainer vorgeschlagen und gehört: „Lass uns erstmal ein einmaliges Treffen machen“? Die meisten Kunden sind nicht sofort von der Idee überzeugt, monatlich für etwas zu zahlen, das sie nicht vollständig verstehen.

Es ist also Ihre Aufgabe, das zu ändern, indem Sie ihnen zeigen, dass ein Vorschuss keine Ausgabe ist. Es ist eine Investition in Beständigkeit, Strategie und Geschwindigkeit.

Hier erfahren Sie, wie das geht.

Fangen Sie mit dem Warum an — aus ihrer Sicht

Kunden denken nicht über Ihr Bedürfnis nach vorhersehbaren Einnahmen nach. Sie denken darüber nach ihr Probleme. Dinge wie:

• „Wir haben nie Zeit, unsere Suchmaschinenoptimierung zu korrigieren.“
• „Unsere Angebote sind veraltet, aber niemand verwaltet sie.“
• „Wir wollen mehr Bewertungen, haben aber kein System.“

Starte deinen Pitch dort. Fangen Sie mit den Schmerzpunkten an, von denen sie Ihnen bereits erzählt haben. Gestalten Sie dann den Retainer so, dass Sie diese Probleme lösen können vor sie werden teuer.

Sag etwas wie:

„Ein Vorschuss bedeutet, dass Sie nicht jeden Monat bei Null anfangen. Ich bin ständig in Ihrer Nähe, aktualisiere Ihre Brancheneinträge, verfolge die Ergebnisse und optimiere den Inhalt, ohne dass Sie mich jedes Mal erneut befragen müssen.“

Diese Zeile macht ein paar Dinge:

• Es positioniert Sie als Partner, nicht als Anbieter
• Es hebt die hervor Zeit sie werden sparen
• Dadurch fühlt sich die Arbeit proaktiv an, nicht reaktiv

Zeigen Sie, was sie tatsächlich bekommen

Wenn Ihr Retainer nur „Support“ oder „Beratung“ ist, ist er zu vage. Kunden kaufen sich keine Unklarheiten. Also buchstabiere es.

Teilen Sie es in tatsächliche monatliche Aktivitäten auf. Zum Beispiel:

• „Wir aktualisieren Ihr Google-Unternehmensprofil und über 50 Online-Angebote mit Synup.“
• „Wir verwalten Ihre Bewertungsstrategie, antworten auf Bewertungen, fordern neue an und verfolgen die Stimmung.“
• „Du erhältst einen lokalen SEO-Bericht über Traffic und Sichtbarkeit sowie eine Strategiesitzung.“

Mach es visuell. Bringen Sie es in ein Kalenderformat. Zeigen Sie, was in Monat 1, Monat 2, Monat 3 passiert. Wenn sie das Momentum sehen, wird der Wert offensichtlich.

Und schließen Sie immer einen wiederkehrenden Anruf oder Check-in ein. Das ist der Punkt, an dem Sie die Beziehung stärken und die Ergebnisse aufeinander abstimmen.

Sprechen Sie über Berechenbarkeit, aber machen Sie sie greifbar

Sag nicht „vorhersehbare Ergebnisse“. Das ist Fachjargon. Geben Sie ihnen stattdessen Szenarien.

Sag:

„Im Moment herrscht jedes Mal Chaos, wenn etwas kaputt geht oder aktualisiert werden muss. Sie senden fünf Personen eine E-Mail, und es dauert eine Woche, bis das Problem behoben ist. Ein Retainer behebt das. Du schickst es mir einfach und es ist erledigt. Keine Verzögerungen und Hin und Her.“

Oder:

„Anstatt Google zu bitten, deinen Eintrag zu reparieren, wenn es drunter und drüber geht, werde ich Probleme frühzeitig erkennen. Genau das ermöglicht uns die kontinuierliche Überwachung.“

Der Schlüssel liegt darin, den Halter zu verbinden, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen. Nicht nur Leistungskennzahlen. Weil die meisten Kunden Gefühl Der Schmerz von Verzögerungen und Missverständnissen ist ihnen wichtiger als der Keyword-Rang.

Positionieren Sie es als kosteneffizient, nicht als billig

Eine weitere Falle: Der Versuch, Ihren Honorar als „billiger als Projekte“ zu rechtfertigen.

Das stimmt manchmal. Aber lass es nicht wie einen Rabattplan klingen.

Gestalten Sie es stattdessen wie folgt um:

„Sie erhalten einen konsistenten Strom an Updates, Inhalten und Optimierungen zu einer monatlichen Pauschalrate. Das bedeutet, dass keine überraschenden Kosten, keine einmaligen Rechnungen und keine Zeitverschwendung beim Einholen neuer Angebote verloren gehen.“

Du verkaufst keine Ersparnisse. Du verkaufst Sicherheit.

Vergleichen Sie auch die Kosten mit etwas Bekanntem. Sag:

„Sie geben wahrscheinlich mehr für einen gesponserten Beitrag aus als für 30 Tage lokales SEO- und Bewertungsmanagement. Aber welches schafft langfristiges Vertrauen?“

Das landet besser als jede Preistabelle.

Den üblichen Pushback überwinden

So gehen Sie mit den häufigsten Einwänden um, ohne roboterhaft zu klingen:

„Wir wollen die Dinge nur zuerst testen.“

Deine Antwort:

„Absolut fair. Deshalb beginnen wir mit einem Zeitfenster von 3 Monaten. Es ist genug Zeit, um Veränderungen der lokalen Sichtbarkeit, der Lautstärke oder sogar des Datenverkehrs zu verfolgen. Ich schicke Ihnen am Ende eines jeden Monats einen vollständigen Fortschrittsbericht, damit Sie sehen können, was funktioniert.“

„Was ist, wenn sich unsere Bedürfnisse jeden Monat ändern?“

Deine Antwort:

„Dann passen wir die Ergebnisse an. Sie werden immer wissen, was jeden Monat enthalten ist — und wir werden uns auf die Prioritäten einigen. Sie sind nicht an starre Aufgaben gebunden. Du bist im Gange.“

„Was ist, wenn wir es nicht ständig benutzen?“

Deine Antwort:

„Ungenutzte Zeit bedeutet nicht Wertverschwendung. Ich werde diesen Raum nutzen, um das zu optimieren, was bereits vorhanden ist. Zum Beispiel die Verbesserung alter Angebote, das Testen von Änderungen an Metadaten oder die Verschärfung Ihrer Strategie zur Beantwortung von Bewertungen.“ Hier ist eine weitere Problemumgehung:

Sie zeigen Flexibilität, ohne die Tür zu öffnen, dass sich das Zielfernrohr einschleicht.

Was muss in den Pitch mitgebracht werden

Sie werden mehr Retainer schließen, wenn Sie aufhören, das Gespräch wie ein Verkaufsgespräch und eher wie eine Arbeitssitzung zu behandeln.

Bringen Sie also Beweise, Geschichten und Modelle mit.

• Vergangene Ergebnisse anzeigen: „Dieser Kunde verzeichnete mit Synup und einem leichten SEO-Angebot innerhalb von 90 Tagen einen Anstieg des lokalen Traffics um 28%.“
• Einen Musterplan teilen: „So würden deine ersten 60 Tage aussehen.“
• Bieten Sie ein kurzes Video an, in dem Sie erfahren, wie Angebote derzeit abschneiden und wie Sie sie verbessern können.

Lass sie sehen wie „fortlaufender Wert“ in der Praxis tatsächlich aussieht.

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Zusammenfassend...

Ein solides Retainer-Modell ist nicht nur gut für die Einnahmen der Agentur, es ist auch besser für die Ergebnisse Ihrer Kunden. Außerdem zahlt ein gutes Modell nicht nur Ihr Bankkonto auf. Es gibt Ihnen Freiraum, um sich auf die Strategie zu konzentrieren. Es gibt Ihrem Team Konstanz und Luft zum Atmen. Und es bietet Ihren Kunden einen klaren, messbaren Weg zu Ergebnissen.

Wenn Sie stark beginnen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Bündeln Sie Ihre Dienstleistungen nach Ergebnissen, nicht nach Stunden.
• Stellen Sie klare Erwartungen in Bezug auf Umfang, Berichterstattung und Kommunikation.
• Beginnen Sie mit Kunden, die Ihnen bereits vertrauen, und skalieren Sie dann von dort aus.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Agenturbetreuer?

Es handelt sich um eine wiederkehrende Abrechnungsvereinbarung, bei der sich Ihre Agentur verpflichtet, jeden Monat bestimmte Dienstleistungen gegen eine Pauschalgebühr bereitzustellen. Es ist wie ein Serviceabonnement mit strategischer Verantwortung.

Wie strukturiert man einen Retainer? 

Teilen Sie es in zwei Bereiche auf: Kernleistungen (was jeden Monat enthalten ist) und Flex Scope (Stunden oder Aufgaben, die für besondere Bedürfnisse reserviert sind). Definieren Sie stets Meilensteine für die Überprüfung und die Berichtsstruktur.

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