Inviter et gérer des membres
Comment inviter des membres et gérer leurs accès ?
Ouvrez Settings (la roue dentée en haut à droite) et choisissez Members. La page, intitulée Team, liste toutes les personnes pouvant se connecter à votre espace de travail. Un propriétaire de l'espace de travail ou un Admin peut inviter quelqu'un, décider des pages qu'il peut ouvrir et des clients qu'il peut voir, modifier l'accès d'un membre actif, déverrouiller un membre verrouillé ou supprimer un accès. Tout collègue peut renvoyer une invitation en attente.
Points clés
| Où la trouver | Settings → Members (le titre de la page est Team) |
| Qui elle gère | Les collègues de votre agence. Les personnes qui se connectent au portail propre d'un client sont gérées séparément sous Client users |
| Deux rôles | Admin (toutes les pages, tous les clients) et Member (les pages et les clients que vous choisissez) |
| Deux types d'accès | Page access détermine les pages qu'une personne peut ouvrir. Client access détermine les clients qu'elle peut voir |
| Ce qu'il faut d'abord | Un accès de propriétaire de l'espace de travail ou d'Admin pour inviter, modifier un accès ou supprimer des personnes |
| Un identifiant, plusieurs espaces de travail | Une personne qui possède déjà un identifiant Synup peut être ajoutée à votre espace de travail avec la même adresse e-mail et le même mot de passe |
Étapes
Ouvrez Settings depuis la roue dentée en haut à droite, puis sélectionnez Members.
Sélectionnez Invite Member et saisissez le First Name, le Last Name et l'Email Address de la personne. Les trois sont obligatoires.
Choisissez un Role. Admin — full access active toutes les pages et tous les clients. Member — basic access démarre sans aucune page activée ; activez donc uniquement ce dont la personne a besoin sous Page access. La liste affiche les pages de votre espace de travail, comme Marketing · Listings et Marketing · Reviews, et peut donc différer de celle d'une autre agence.
Sous Client access, choisissez All clients (tous ceux qu'elle peut voir, y compris les clients que vous ajouterez plus tard) ou Only specific clients. Avec Only specific clients, sélectionnez Choose clients et choisissez-les. Les autres clients, leurs ressources et leurs données, ainsi que les conversations Sydekick à leur sujet, restent masqués pour cette personne. Tant que vous n'en avez pas choisi au moins un, la boîte de dialogue avertit qu'elle ne verra aucun client.
Sélectionnez Send Invitation. Synup envoie à la personne un e-mail contenant un lien pour rejoindre. Si cette adresse e-mail appartient déjà à quelqu'un qui possède un identifiant Synup dans un autre espace de travail, elle reçoit à la place un e-mail de liaison de compte et confirme avec son mot de passe existant ; un seul identifiant fonctionne ainsi dans plusieurs espaces de travail. Elle change d'espace de travail depuis la ligne Workspace du menu de son avatar.
Manage : une invitation ou un membre existant
Chaque ligne affiche Member, Email, Role, Status et Last Session. Le statut vous indique où en est la personne :
- Invited : l'invitation n'a pas encore été acceptée.
- Active : la personne a accepté et s'est connectée au cours des sept derniers jours.
- Not Active : la personne a accepté mais ne s'est pas connectée depuis sept jours ou plus.
- Locked (une étiquette rouge à côté du statut) : son compte est verrouillé.
- Une étiquette Slack signifie que le membre est lié à un compte Slack.
Ouvrez le menu à trois points à la fin d'une ligne pour voir les actions adaptées à cette personne. La ligne du propriétaire n'a pas de menu.
- Pour un membre Invited, tout collègue peut sélectionner Resend Invitation pour envoyer un nouveau lien valable sept jours. Le propriétaire ou un Admin peut sélectionner Delete User pour annuler l'invitation en attente ; la personne devrait alors être invitée à nouveau.
- Pour un membre ayant accepté, le propriétaire ou un Admin peut sélectionner Edit Permissions, ou Revoke Access pour retirer la personne de cet espace de travail. Elle conserve tout autre espace de travail auquel elle appartient. Pour rétablir l'accès, il faut envoyer une nouvelle invitation.
- Unlock account apparaît pour un Member verrouillé. Un Owner ou un Admin verrouillé doit contacter le support Synup.
Edit Permissions ouvre Edit Member avec les mêmes contrôles Role, Page access et Client access que l'invitation, plus un champ Slack user qui lie le membre à son compte Slack afin que le journal d'audit affiche son nom pour les actions qu'il déclenche. Les modifications prennent effet immédiatement.
Revoke Access demande une confirmation. Elle indique que l'action est irréversible et que la personne perd immédiatement l'accès à cet espace de travail.
Ce que vous verrez une fois terminé
- Une nouvelle ligne avec le statut Invited après l'envoi d'une invitation, qui passe à Active une fois que la personne a rejoint et s'est connectée
- Un Role Admin ou Member qui correspond à votre choix
- Un message de confirmation après un renvoi, et une ligne qui disparaît après Delete User ou Revoke Access
- Pour un membre limité, uniquement les clients que vous avez choisis
Points d’attention
- Les pages et les clients sont distincts. Une personne peut avoir la page Marketing · Listings activée et ne voir que les clients que vous avez choisis.
- Les membres limités à certains clients ne peuvent ni inviter de personnes ni modifier l'accès de quiconque.
- Désactiver une page pour un Admin à accès complet le transforme en Member. La boîte de dialogue vous prévient avant que cela se produise.
- Not Active n'est pas un état problématique. Il signifie seulement qu'il n'y a pas eu de connexion depuis sept jours.
- Si l'e-mail d'invitation n'arrive pas, la ligne de la personne est toujours là. Renvoyez-le depuis le menu de la ligne.
- Certaines actions peuvent être absentes pour certaines personnes. Un Member ne voit le menu que sur les lignes Invited. Si Invite Member ou d'autres actions de ligne sont absentes, demandez au propriétaire ou à un Admin d'effectuer la modification.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre Members et Client users ?
Les Members sont les collègues de votre agence, gérés sur cette page. Les Client users sont les personnes qui se connectent au portail propre d'un client, gérées dans Settings → Client users.
Une même personne peut-elle appartenir à deux espaces de travail Synup ?
Oui. Si vous invitez une adresse e-mail qui possède déjà un identifiant Synup, la personne reçoit un e-mail pour lier son compte et utilise le même mot de passe. Son rôle, son accès aux pages et son accès aux clients sont définis séparément dans chaque espace de travail.
Que fait Revoke Access à l'identifiant de la personne ?
Cela la retire de cet espace de travail uniquement. Si elle appartient à un autre espace de travail, elle peut toujours s'y connecter. Son accès ici prend fin immédiatement et ne peut pas être annulé ; invitez-la à nouveau pour le rétablir.
Sydekick peut-il inviter des personnes à ma place ?
Il dispose d'outils pour cela, mais nous déconseillons de les utiliser. Les invitations et les modifications d'accès doivent être faites ici, où vous voyez le rôle, les pages et les clients que vous accordez.
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Pour mettre à jour le profil de votre agence, voir mettre à jour le compte de votre agence. Pour donner aux contacts d'un client l'accès à son portail, voir configurer l'application client.