Beherrschen Sie den Betrieb von Marketingagenturen: Führen Sie Ihre Agentur effizienter

Die meisten Marketingagenturen werden mit Slack-Threads, Asana-Boards, Google Docs und ein bisschen Gebet zusammengehalten.

Jeder sprintet, aber niemand weiß, wer Tempo macht. Da eine von fünf Agenturen innerhalb des ersten Jahres scheitert, zeigen sich die Risse oft schon früh: Termine werden überschritten, Margen schrumpfen und aus der „schnellen Überprüfung“ werden fünf Hin- und Herbesprechungen. Und mittendrin hat der Gründer oder CMO Probleme mit der Umsetzung, der Strategie, den Mitarbeitern und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Die meisten Nischenagenturen mit optimierten Abläufen erzielen eine Gewinnmarge von 45 bis 75% Gute Abläufe können der Wachstumsmotor Ihrer Agentur sein. Und doch werden sie mit Backoffice-Administration gleichgesetzt.

Bei Synup, wir haben mit Hunderten von Agenturen aus den Bereichen digitales Marketing, lokale Suchmaschinenoptimierung und PR-Unternehmen mit mehreren Standorten zusammengearbeitet, die vom Reputationsmanagement abhängig sind. Der Unterschied zwischen hohem Wachstum und hohem Chaos liegt in operativer oder systemischer Klarheit.

In diesem sechsteiligen Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie:

• Überdenken Sie das operative Geschäft als Ihren strategischen Multiplikator
• Entwickeln Sie Systeme, die mit Ihrem Wachstum skalieren
• Vermeiden Sie die häufigsten Fehler, die Agenturen mit Tools, Prozessen und Mitarbeitern machen

Kommen wir zu den Fundamenten.

TL; DR: Den Betrieb einer Marketingagentur beherrschen

Warum Agenturbetrieb wichtig ist

• Der Betrieb deckt alles ab, vom Kunden-Onboarding bis zur Abrechnung.
• Schlechte Operationen führen zu verpassten Terminen, Burnout und Kundenabwanderung.
• 82% der Teams haben keine Workflow-Struktur; nur 39% der Arbeitsstunden sind produktiv.

Kernpfeiler eines effizienten Agenturbetriebs

• Prozesse und Arbeitsabläufe: Dokumentieren Sie wiederkehrende Schritte; hören Sie auf, das Rad neu zu erfinden.
• Personen und Rollen: Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten zu; vermeiden Sie Verwirrung und Überschneidungen.
• Tools und Systeme: Vereinfachen Sie: Eine Kernplattform übertrifft zehn verstreute Apps.
• Finanzielle Sichtbarkeit: Verfolgen Sie Gewinn, Auslastung und Projektmargen monatlich.
• Qualitätskontrolle: Fügen Sie nach jedem Projekt QA-Checks hinzu und überprüfen Sie sie.

7-stufiges Framework für den Agenturbetrieb

1. Überprüfe deine aktuellen Operationen: Ordnen Sie jeden Schritt vom Lead bis zur Rechnung zu.
2. Standardisieren Sie Prozesse: Erstellen Sie SOPs für Onboarding, Reporting und QA.
3. Tools implementieren: Zentralisieren Sie alles unter einem Hub, wie Synup OS.
4. Ressourcen planen: Gleichen Sie die Arbeitsbelastung wöchentlich aus, um Burnout zu verhindern.
5. Finanzdaten verfolgen: Informieren Sie sich über die Rentabilität und die Projektmargen Ihrer Kunden.
6. Qualitätsschleifen hinzufügen: Prüfen Sie, was nach der Lieferung richtig oder falsch gelaufen ist.
7. Vierteljährlich optimieren: Automatisieren, vereinfachen und beheben Sie einen Engpass nach dem anderen.

Häufige Fehler

• Teams, die zu viel ausgeben oder aufgebläht sind.
• Kein Notfallfonds.
• Übermäßiges Vertrauen in einen „Wal“ -Kunden.
• Margen unter 20%
• Ich biete zu viele Dienste an.
• Ignorieren von Veränderungen der Kundennachfrage.
• Niemand besitzt Operationen: der größte stille Killer.

Tools und Technologie-Stack

• Verwenden Sie: Synup OS, Asana, ClickUp oder Monday.com für die Projektsteuerung.
• Erfassen Sie die Zeit über Harvest oder Resource Guru; verwalten Sie Ihre Finanzen mit Xero oder QuickBooks.
• Kommunizieren Sie auf Slack oder Loom; dokumentieren Sie in Notion oder Google Docs.
• Weniger Tools bedeuten schnellere Arbeitsabläufe und weniger Silos.

Skalierung von Vorgängen

• Stellen Sie einen Ops-Lead ein: Sobald Sie mindestens 5 Mitarbeiter oder 70.000 USD MRR erreicht haben, delegieren Sie.
• Automatisieren Sie Aufgaben: Überlassen Sie Tools die Bearbeitung von Berichten, Aufgabenerstellung und Aktualisierungen.
• KPIs verfolgen: CTR-, CPC-, CLV-, CAC- und Engagement-Metriken sind wichtig.
• Vertrieb und Betrieb aufeinander abstimmen: Prüfen Sie die Kapazität, bevor Sie neue Kunden gewinnen.
• Arbeitsabläufe neu zuordnen: Aktualisieren Sie die Systeme vierteljährlich, wenn Ihre Behörde wächst.

Warum Agenturbetrieb wichtig ist

Erstens, was meinen wir mit „Operationen“?

In einfachen Worten...

Unter Agenturbetrieb versteht man alles, was passiert, nachdem ein Kunde unterschrieben hat und bevor die Arbeit gewinnbringend ausgeführt wird.

Das beinhaltet:

• Arbeitsabläufe im Team
• Aufgaben- und Projektmanagement
• Kommunikationssysteme
• Finanzaufsicht (Auslastung, Margen, Abrechnung)
• Prozessdesign, -verbesserung und -dokumentation
• Planung der Ressourcen
• Qualitätskontrolle und Revisionen

Einfach ausgedrückt, es ist der Maschinenraum Ihrer Agentur.

Einige Agenturen erkennen möglicherweise erst, dass sie ein Betriebsproblem haben, wenn sie 3 große Retainer gleichzeitig landen und Probleme mit der Lieferung haben.

Einige der Kosten von Bad Ops

Wenn Operationen ausfallen, treten die Symptome überall auf:

• Verpasste oder verspätete Lieferungen
• Überarbeitete und ausgebrannte Teams
• Kunden ghosteten (oder schlimmer noch, abwandernd)
• Schuldzuweisungen zwischen Abteilungen
• Gründer stecken fest in das Unkraut

82% der Teams haben keinen formellen Zeit- oder Workflow-Managementplan. Schlimmer noch, nur 39% der Zeit von Wissensarbeitern geht zur Hauptarbeit. Das meiste davon gerät in die Verwaltung oder in Verwirrung.

Die Kernpfeiler eines effizienten Agenturbetriebs

Sie benötigen keinen MBA, um den Betrieb aufzuräumen. Sie müssen nur diese fünf Kernpfeiler beherrschen.

1. Prozesse und Workflows: Bringen Sie Ordnung in Ihr Haus

Der schnellste Weg, ein gutes Team auszubrennen, besteht darin, es jedes Mal dazu zu bringen, Dinge von Grund auf neu herauszufinden.

Ohne klare Schritte besteht Ihr „Prozess“ nur aus herumlaufenden Leuten, die auf Probleme reagieren.

Fangen Sie also an, Ihre wiederkehrenden Aufgaben zu dokumentieren, die Folgendes beinhalten können:

• Onboarding neuer Kunden
• Briefing einer Kampagne
• QA-Checks
• Genehmigungen von Inhalten
• Monatliche Berichterstattung

Sie benötigen keine Hightech-Werkzeuge. Eine einfache gemeinsame Notion-Seite oder Google Doc funktionieren einwandfrei. Was zählt ist, dass jeder es finden und ihm folgen kann.

Wenn du noch klein bist, ist es leicht zu sagen: „Wir systematisieren später.“ Aber dieses „später“ kommt nie, und plötzlich ertrinkst du in Slack-Threads, in denen zum zehnten Mal dasselbe erklärt wird.

Jemand hat einmal online geteilt, dass die meisten Agenturinhaber in endlosen Team-Q&As gefangen sind, weil alles in ihrem Kopf lebt. Sie werden zum Engpass, nicht weil sie es wollen, sondern weil sie nie eine angemessene Dokumentation erstellt haben.

Also, hier ist der Schritt: Schreiben Sie Ihre Schritte auf, während Sie sie ausführen. Es ist nicht glamourös, aber es ist wichtig.

Probiere das aus: 

• Wählen Sie einen Service aus, den Sie am häufigsten anbieten, z. B. die Produktion eines Blogs oder die Einrichtung von Anzeigen.
• Gehen Sie es von Anfang bis Ende durch. Notieren Sie, wer beteiligt ist, was die Dinge verlangsamt und welche Fragen am häufigsten auftauchen.
• Machen Sie daraus eine wiederholbare Checkliste. Jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe wiederholen, aktualisieren Sie sie, bis sie wie am Schnürchen läuft.

2. Menschen und Rollen: Schluss mit dem „Wer macht was?“ Spiel

Prozesse bedeuten nicht viel, wenn die Eigentumsverhältnisse nicht klar sind.

Teilen Sie Ihre Projekte in Phasen auf (Onboarding, Recherche, Kreativität, Überprüfung und Umsetzung) und geben Sie jeder Phase einen eindeutigen Verantwortlichen.

Gemeinsame Checklisten können Wunder bewirken. Jeder kann den Fortschritt in Echtzeit verfolgen, und niemand versteckt sich hinter der Annahme, dass jemand anderes die Aufgabe erledigt.

Wenn Sie groß genug sind, lassen Sie jemanden als Betriebsleiter oder PM fungieren. Das wäre nicht nur ein Aufgabenjäger, sondern jemand, der das System sauber hält. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Arbeit voranschreitet, Hindernisse beseitigt werden und das Team weiß, was als Nächstes kommt.

Ermöglichen Sie dann den Abteilungsleitern, ihren Teil des Prozesses selbst in die Hand zu nehmen. Zum Beispiel:

• Ihr Inhaltsleiter sollte genau festlegen, wie Briefings von der Strategie zum Autor übergehen.
• Ihr Designer-Lead sollte den Genehmigungsablauf für kreative Assets definieren.

Wenn Ihr Team genau weiß, wer was fährt, müssen Sie nicht zehnmal am Tag „einchecken“. Sie schauen einfach auf das Armaturenbrett und fahren fort.

Erfahre mehr: Kritische Rollen in einer Marketingagentur

3. Tools und Systeme: Weniger Apps für mehr Fokus

Die meisten Agenturen haben zu viele Tools. Wie wir bereits in unserem beschrieben haben Leitfaden zur Zentralisierung von Agenturprozessen, ein durchschnittliches Unternehmen verwendet heute über 100 SaaS-Apps.

Slack, ClickUp, Asana, Notion, Trello, Sheets, Toggl... bevor Sie sich versehen, ist der halbe Tag um, Dinge zu aktualisieren, anstatt die eigentliche Arbeit zu erledigen.

Die besten Agenturen reduzieren das alles. Sie wählen eine Hauptplattform, ihre „Quelle der Wahrheit“, und ein All-in-One-Tool wie Betriebssystem synchronisieren.

Dort lebt alles:

• Kundenchats und Genehmigungen
• Zeitpläne des Projekts
• Lieferbestandteile und Überarbeitungen
• Rechnungsstellung und Teamkapazität

Plattformen wie Synup OS, ClickUp oder Monday.com funktionieren gut, weil sie die Dinge miteinander verbinden.

Wenn Ihr PM-Tool nicht mit Ihrer Zeiterfassung oder Rechnungsstellung kommuniziert, sind Sie gezwungen, doppelte Arbeit zu leisten.

Jeder neue Mitarbeiter, den Sie an Bord nehmen, sollte nur ein Kernsystem erlernen müssen. Wenn Sie ihnen nicht in weniger als einer Stunde zeigen können, wie Ihre Agentur arbeitet, haben Sie einen schlimmen Fall von Werkzeugüberwucherung.

4. Finanzielle Sichtbarkeit: Nicht raten, sondern messen

Eine Agentur ohne finanzielle Sichtbarkeit zu leiten, ist wie mit verbundenen Augen herumzufahren. Sie denken vielleicht, dass es Ihnen gut geht, aber ein Monat voller Überschreitungen kann die Gewinne einiger Monate zunichte machen.

Folgendes solltest du monatlich verfolgen:

• Rentabilität des Projekts: Einkommen im Vergleich zur aufgewendeten Zeit
• Kundenmarge: Wie viel trägt jeder Kunde nach Abzug der Kosten tatsächlich bei
• Teamauslastung: Verbringen Ihre Mitarbeiter Zeit mit kostenpflichtigen Arbeiten oder Verwaltungsaufgaben?
• Kosten pro Lieferung: Wie viel kostet es wirklich kostet es dich, eine Kampagne oder einen Artikel zu versenden?

Viele Agenturinhaber überprüfen ihre Bücher nur vierteljährlich. Bis dahin ist es zu spät. Zum Beispiel stellte eine Agentur, die wir in der Branche kannten, einmal fest, dass ihr „bester“ Kunde (derjenige, der den Zeitplan jede Woche füllt) weniger als 10% betrug, nachdem sie die Zeit zusammengerechnet hatte, die für Anrufe, Follow-ups und „schnelle Überarbeitungen“ aufgewendet wurde.

Diese Daten halfen ihnen dabei, die Notwendigkeit zu erkennen, eine angemessene Zeiterfassung sicherzustellen, die Preise anzupassen, die Erwartungen zu ändern und denselben Kunden innerhalb von zwei Monaten zu einem Gewinnbeitrag von 24% zu machen.

5. Qualitätskontrolle und kontinuierliche Verbesserung

Dies ist der Punkt, an dem Ihre Agentur anfängt, wie ein Unternehmen zu arbeiten und nicht wie ein Reaktionsteam.

Stellen Sie sich die Qualitätskontrolle als Ihren Sicherheitspuffer vor. Es macht Kunden glücklich und schützt Ihren Ruf.

Fügen Sie einen letzten Scheck hinzu, bevor etwas die Agentur verlässt. Egal, ob es sich um eine soziale Anzeige, einen Blogbeitrag oder einen Bericht handelt, haben Sie eine einfache Checkliste:

• Stimmt es mit der Aufgabenstellung überein?
• Ist es richtig formatiert?
• Hat es jemand neu rezensiert?

Halte es kurz und spezifisch. Machen Sie dann nach jedem Projekt einen kurzen Rückblick:

• Ist es gut gelaufen?
• Was ist gut gelaufen?
• Was hat zu Verzögerungen geführt?
• Was können wir beim nächsten Mal optimieren?

Bonuszug: Führe ein Dokument zum Thema „Lessons Learned“ oder einen Slack-Kanal, in dem jeder kleine Einblicke veröffentlichen kann. Im Laufe der Zeit wird daraus ein Live-Schulungshandbuch für neue Mitarbeiter.

Der Rahmen für den Betrieb der Agentur: Schritt für Schritt

Jede Agentur hat zwei Seiten: die glänzende Vorderseite, auf der die Kunden die guten Kennzahlen sehen, und das chaotische Hinterzimmer, in dem die Arbeit stattfindet. In diesem Abschnitt finden Sie ein 7-stufiges Konzept für die Säuberung dieses Hinterzimmers, damit Ihre Agentur wie ein Unternehmen und nicht wie eine Feuerübung läuft.

Schritt 1. Überwachen Sie Ihren aktuellen Betrieb

Das Wichtigste zuerst: Sie können nichts reparieren, was Sie nicht zugeordnet haben.

Die meisten Agenturen arbeiten mit Stammeswissen: Die Leute „wissen einfach, wie Dinge gemacht werden“. Das ist in Ordnung, wenn Sie fünf Personen sind. Aber sobald Sie mit der Skalierung beginnen, werden diese unsichtbaren Systeme zu Zeitbomben.

Also, werde praktisch. Öffnen Sie ein Whiteboard, ein Miro Board oder ein geteiltes Google-Dokument und zeichnen Sie jede einzelne Phase Ihres Workflows auf:

• Was passiert als Nächstes, wenn ein Lead eingeht?
• Wer qualifiziert es? Wer schickt den Vorschlag?
• Wie wird es an das Kreativ- oder Produktionsteam übergeben?
• Wer meldet sich ab, bevor es an den Kunden geht?
• Wie wird die Lieferung verfolgt?
• Wann und wie fakturieren Sie?

Wenn Sie verwirrt sind, schauen Sie sich unsere an Checkliste für den Onboarding-Prozess für Kunden.

Schreiben Sie jede Person, jedes Tool und jeden Genehmigungsschritt auf dieser Reise auf.

Sie werden schnell Lücken erkennen, wie z. B. die Übergaben, die immer zu Verzögerungen führen, die Schleifen, in denen auf die Genehmigung gewartet wird, oder die vergessenen Schritte, die zu Problemen in letzter Minute führen.

Das Ziel ist nicht, die Dinge hübsch zu machen, sondern alles, was in den Köpfen der Menschen lebt, auf Papier zu bringen.

Sie werden sofort anfangen, Probleme zu erkennen. Vielleicht gehen Kundenbriefings zwischen Vertrieb und Strategie immer wieder verloren. Oder Designer verbringen Tage damit, auf Freigaben zu warten. Das ist kein Menschenproblem. Das ist ein Systemproblem.

Mach das jetzt: Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen, beschreiben Sie Ihren Prozess von der Anfrage bis zur Lieferung und heben Sie hervor, wo es zu Verzögerungen kommt. Sobald Sie das Durcheinander gesehen haben, können Sie mit der Reinigung beginnen.

Schritt 2. Standardisieren Sie Prozesse

Jede erfolgreiche Agentur hat eines gemeinsam: wiederholbare Prozesse.

Beginnen Sie also damit, SOPs (Standard Operating Procedures) für Ihre häufigsten Aufgaben zu erstellen: Kunden-Onboarding, kreative Überprüfungen, Überarbeitungen und Berichterstattung. Dies sollten Ihre Playbooks sein. Die Idee ist, dass jeder, der neu ist, reinkommen, den Schritten folgen und konsistente Ergebnisse erzielen kann.

Der größte Fehler, den Gründer machen, ist der Versuch, Systeme nach der Skalierung zu erstellen. Am Ende beantworten sie hundertmal pro Woche dieselben Teamfragen, weil „alles in ihrem Kopf ist“. Entwickeln Sie Ihre Systeme während du gehst Delegieren funktioniert also tatsächlich.

Schneller Tipp: Fangen Sie klein an. Wählen Sie einen Dienst aus (z. B. die Durchführung von Werbekampagnen). Dokumentiere jeden Schritt, während du ihn diese Woche machst. Folgen Sie nächste Woche Ihrem eigenen Dokument. Du wirst kleine Verbesserungen finden, die es reibungsloser machen. Spülen und wiederholen.

Schritt 3. Implementieren Sie Tools und Systeme

Auch hier verlieren die meisten Agenturen mit zu vielen Tools den Überblick. Sie haben Slack, Asana, Notion und 10 weitere SaaS, und irgendwie weiß niemand, wo das neueste Update ist.

Hören Sie auf, Software anzuhäufen, nur weil sie schick aussieht oder Ihr Konkurrent sagt, dass er sie verwendet.

Du brauchst ein zentraler Hub wo alle Kundenkommunikationen, Projektzeitpläne und Ergebnisse gespeichert sind.

Plattformen wie Synup OS können ebenfalls Ordnung in den Wahnsinn bringen, indem sie Kundenprojekte, Leistungsverfolgung und Berichterstattung unter einem Dach vereinen. So müssen Sie weniger zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen und müssen weniger „Multitasking-Aufgaben“ erledigen.

Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Liste aller Tools, für die Sie bezahlen. Wenn zwei dasselbe tun, töte einen. Wenn Ihre PM-Software nicht mit Ihrem Rechnungs-Tool synchronisiert wird, korrigieren Sie das Problem. Und wenn Sie Daten zwischen Tools kopieren und einfügen müssen, ist das ein Warnsignal. Automatisieren Sie es.

Schritt 4. Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Jeder Agenturinhaber hat diesen Fehler gemacht: Zu allem Ja zu sagen, weil er „es herausfinden kann“. Es ist ein Aufruf zum Burnout im Team.

Kapazitätsplanung bedeutet, darauf zu achten, was Ihr Team bewältigen kann und nicht, was Sie sich wünschen. Hören Sie also auf, Projekte nach Ihrem Bauchgefühl zu verteilen. Verwenden Sie Tools wie Float oder Productive.io, um die tatsächliche Kapazität zu sehen und die Arbeitsbelastung zu prognostizieren.

Viele PMs sehen wahrscheinlich, dass ihr Team auf Hochtouren läuft, bis drei Personen in einem Quartal kündigen. Aber sobald sie anfangen, die Arbeitsbelastung zu visualisieren, können sie Termine verschieben vor Dinge gehen kaputt. So einfach ist das.

Überprüfe jeden Montag, wer überlastet ist. Wenn jemand zu 80% ausgelastet ist, verteilen Sie das Training. Gute Operationen sollten dafür sorgen, dass die Leute beschäftigt und nicht begraben werden.

Gehen Sie noch weiter: Ihr Leitfaden zur Zeiterfassung in Agenturen: Wo soll ich anfangen und welche Tools Sie verwenden sollten

Schritt 5. Holen Sie sich die Finanzaufsicht

Wenn Sie Ihre Margen nicht kennen, fliegen Sie im Blindflug. Wir haben Agenturen gesehen, die 100.000$ pro Monat verdient haben, aber heimlich bei jedem Projekt Geld verloren haben.

Typische Agenturgewinnmargen liegen bei kleinen Teams oder Agenturen in der Anfangsphase zwischen 9 und 14%, bei mittelgroßen Agenturen zwischen 15 und 20% und bei gut geführten Top-Agenturen zwischen 20 und 30%.

Wenn du darunter liegst, stimmt etwas nicht.

Hier erfahren Sie, wo Sie suchen müssen:

• Rechnest du für deine ganze Zeit ab oder verschenkst du Stunden an „kostenlosen Optimierungen“?
• Ist der Projektumfang klar oder schleichen sich die Kunden immer wieder zusätzliche Arbeit ein?
• Prüfen Sie die Rentabilität pro Kunde pro Monat?

Um dies zu beheben, können Sie eine monatliche Gewinnüberprüfung durchführen. Überprüfen Sie die Projektmargen, die Auslastungsraten und die Rentabilität der Kunden. Wenn ein Kunde mehr kostet, als er für die Agentur produziert, ändern Sie den Preis oder trennen Sie sich von anderen. Man kann ein Unternehmen nicht im Stillen ausbauen und dabei Geld verlieren.

Auschecken: Die 5 besten Möglichkeiten, Kunden Rechnungen zu stellen und die Abrechnung für Ihre Agentur zu vereinfachen

Schritt 6. Qualitätskontrolle und Feedback-Schleifen

Bei Ops geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch um Konsistenz.

Ohne eine Qualitätskontrollebene können Fehler passieren und Kunden beginnen, das Vertrauen zu verlieren.

Richten Sie QA-Checkpoints ein, bevor die Ergebnisse veröffentlicht werden. Lassen Sie jemanden, der nicht an dem Projekt beteiligt ist, es mit neuen Augen durchgehen.

Dann lass nach großen Jobs schnelle Retros laufen. Fragen Sie: Was hat uns gebremst? Was hat die Überarbeitung verursacht? Wie vermeiden wir es beim nächsten Mal?

Ein schlechtes Onboarding, ein Mangel an wahrgenommenem Wert und inkonsistente Kommunikation sind die Hauptgründe, warum Servicekunden abwandern. Genau das verhindert die Qualitätskontrolle.

Schritt 7. Skalieren und optimieren

Bei der Skalierung geht es nicht darum, größer zu werden, sondern intelligenter zu werden. Die Systeme, die für zehn Kunden funktionierten, werden dreißig nicht überleben.

Fangen Sie aus diesem Grund an, sich wiederholende Dinge wie die Aufgabenerstellung, Client-Updates und Berichtsabrufe zu automatisieren.

Überprüfen Sie dann vierteljährlich Ihre Technologie. Tools, die letztes Jahr Sinn gemacht haben, könnten Sie jetzt verlangsamen.

Denken Sie daran, kein Tool wird jemals perfekt für Sie sein. Ihr Betrieb sollte sich mit Ihnen weiterentwickeln.

Hier ist ein vierteljährliches Ritual, das wir empfehlen. Führen Sie einen „Systemcheck“ durch, indem Sie Ihr Team fragen:

• Welcher Prozess fühlt sich altmodisch oder nicht innovativ an?
• Welches Tool fühlt sich nach zusätzlicher Arbeit an?
• Wo verschwenden wir Zeit?

Beheben Sie jedes Quartal einen Engpass. In einem Jahr wird sich Ihre Agentur doppelt so schlank fühlen.

Lesen Sie auch: 12 Management-Tipps für Marketingagenturen, um Ihr Geschäft auszubauen

Häufige Betriebsfehler, die Agenturen machen

Der beste Weg, den Betrieb Ihrer Agentur auf den Kopf zu stellen, besteht darin, von denen zu lernen, die versagt haben (oder es fast getan haben). Jede Agentur vermasselt es irgendwann. So sehen diese Fehler aus und wie Sie ihnen ausweichen können.

1. Zu viel ausgeben

Ein neuer Eigentümer hat einmal eine 36 Jahre alte Agentur übernommen, die aufgrund der aufgeblähten Kosten fast zusammengebrochen wäre: zu viele Mitarbeiter, ein schickes Büro und kein Backup-Plan. Als ein Kunde von Whale ausstieg, ging das Geschäft einfach unter.

Um das zu beheben, kürzte er das Team um ein Drittel, modernisierte die Technologie und diversifizierte die Kunden. Innerhalb weniger Monate kehrte der Cashflow zurück. Der Vorbesitzer war nicht ahnungslos; er hörte einfach auf, sich anzupassen.

Zum Mitnehmen: Lauf schlank. Investieren Sie in Tools und Mitarbeiter, die den Umsatz steigern.

2. Kein Rainy-Day-Fonds

Wenn Ihre Gehaltsabrechnung von 3 bis 6 Monaten nicht unangetastet bleibt, ist Ihr Agenturgeschäft ein Glücksspiel.

Zu viele Eigentümer ziehen schnell Gewinne ein und lassen nichts für Durstperioden übrig. Denken Sie daran, dass die oben genannte Agentur weniger als einen Monat an Gehaltsabrechnung gespart hatte und es fast nicht geschafft hat. Wiederhole das nicht. Halten Sie Ihr Sicherheitsnetz voll, auch wenn die Dinge gut aussehen.

3. Wir verlassen uns auf Whale-Kunden

Ein oder zwei große Kunden sollten nicht über Ihre Zukunft entscheiden. Wenn einer geht, bist du erledigt. Stelle stattdessen eine Mischung zusammen. Ein paar Ankerkonten und ein Dutzend kleinerer Konten, die dafür sorgen, dass das Licht an bleibt. Berechenbare, stabile Kundenbetreuer sind das Rückgrat eines gesunden Behördenbetriebs.

4. Geringe Margen

Alles, was unter 20% Margen liegt, bedeutet, dass Sie kostenlos arbeiten.

Verändern Sie die Preise Ihrer Angebote, kürzen Sie geringwertige Dienste und erhöhen Sie die Gebühren, bevor Sie abstürzen. Je näher Sie einer Gewinnspanne von 100% kommen, desto mehr Spielraum haben Sie, wenn sich die Dinge verlangsamen.

5. Cold Calling für immer

Kaltakquise hilft, wenn du anfängst, klar. Aber auf diese Weise kann man eine seriöse Agentur nicht skalieren.

Entwickeln Sie ein Empfehlungssystem. Schaffen Sie Partnerschaften mit ergänzenden Unternehmen. Lassen Sie sich von zufriedenen Kunden neue Kunden bringen. Beziehungen dauern länger als Skripte.

6. Zu viele Dienste anbieten

Erinnerst du dich, was wir am Anfang dieses Artikels gesagt haben? Die meisten Nischenagenturen mit optimierten Abläufen erzielen eine Gewinnmarge von bis zu 75 Prozent.

Der Versuch, „Full-Service“ zu bieten, bedeutet oft, dass Sie in allem halb gut sind.

Verengen Sie Ihren Fokus. Seien Sie die Agentur, die ein oder zwei Kerndienste besitzt. Kunden zahlen mehr für Spezialisten als für Generalisten.

7. Marktverschiebungen ignorieren

Agenturen scheitern, wenn sie aufhören, den Markt zu beobachten. Behalten Sie im Auge, wohin sich die Werbeausgaben bewegen, welche Plattformen aussterben und welche Fähigkeiten Kunden zu schätzen beginnen. Wenn Sie neugierig bleiben, bleiben Sie relevant.

8. Kein Ops-Lead

Schließlich muss jemand besitzen Betrieb einer Marketingagentur.

Nicht der Gründer.

Nicht der Praktikant.

Ein echter Betriebsleiter, dessen Aufgabe es ist, die Systeme sauber, die Teams ausgewogen und die Gewinne vorhersehbar zu halten.

Wenn niemand den Betrieb besitzt, endet das Chaos. Wenn das jemand tut, fließt alles.

Tools und Tech-Stack für den Agenturbetrieb

Ihre Tools können über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Agenturarbeit entscheiden. Zu viele Apps, und Sie verschwenden Stunden damit, zwischen Tabs zu wechseln und die Hälfte Ihrer Gewinnspanne für monatliche Abonnementgebühren zu verlieren. Zu wenige, und Ihr Team steckt beim Zusammenfügen von Arbeitsabläufen fest.

Wenn Sie es ernst meinen mit der Straffung Ihrer Agenturbetrieb, fangen Sie damit an, das Fett abzuschneiden. Wählen Sie ein solides System für jeden Kernbedarf.

Du wirst wollen:

• Projektleitung: etwas wie Synup OS, Asana, ClickUp oder Monday.com, um die gesamte Kundenarbeit von einem Dashboard aus auszuführen.
• Zeiterfassung: Harvest oder Resource Guru, um zu wissen, wer voll ausgelastet ist und wer frei ist.
• Finanzen: Xero oder QuickBooks, um Rechnungen, Ausgaben und Projektmargen im Auge zu behalten.
• Kommunikation: Slack und Loom für Updates sowie Google Workspace für geteilte Dateien.
• Dokumentation: Notion oder Google Docs für SOPs und Onboarding.
• All-in-One-Hub: Synchronisieren Sie das Betriebssystem, wenn Sie Kunden-, Projekt- und Finanzdaten in einer Ansicht haben möchten.

Das ist dein Basis-Stack. Etwas mehr als das, und du komplizierst die Dinge nur.

Vertriebsteams, die ihre Tech-Stacks auf weniger Plattformen vereinheitlicht oder konsolidiert haben, verbessern die betriebliche Effizienz nachweislich um 28%. Das bedeutet, dass Sie fast ein Drittel Ihrer Woche zurückgewinnen, wenn Sie nur die Unmenge an Werkzeugen reduzieren.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, öffnen Sie eine Tabelle und listen Sie alle Apps auf, für die Sie bezahlen, wer sie verwendet und was sie tatsächlich tut. Sie werden schockiert sein, wie viele sich überschneiden. Stornieren Sie, was Sie nicht benötigen, verbinden Sie, was Sie behalten, und bringen Sie Ihrem Team bei, wie es richtig verwendet wird.

Skalieren Sie Ihren Agenturbetrieb

Wenn Ihre Agentur an Fahrt gewinnt, stellen Sie schnell fest, dass großartige kreative Arbeit ohne großartige Systeme nicht überleben kann. Bei der Skalierung geht es nicht darum, mehr Mitarbeiter einzustellen, sondern darum, Ihre Betrieb einer Marketingagentur damit sie mit dir wachsen können.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, wie die Skalierung der Geschäftstätigkeit einer Agentur tatsächlich aussieht.

Wann sollten Sie eine engagierte Betriebsleitung (Ops Lead oder COO) einstellen

Die meisten Agenturgründer glauben, dass sie alles schaffen können, bis die Räder zu wackeln beginnen.

Wenn Sie mehr als vier oder fünf Vollzeitkräfte haben, haben Sie offiziell den „Solo-Modus“ verlassen. Ab diesem Zeitpunkt kümmert sich der Eigentümer in der Regel vor der Mittagspause um Kunden, Projekte, Finanzen, Personalwesen und die Brandbekämpfung.

Dann wird ein Betriebsleiter unverzichtbar.

Der richtige Zeitpunkt für eine Einstellung ist, wenn die Leitung sowohl der technischen als auch der geschäftlichen Seite der Agentur Sie in entgegengesetzte Richtungen zieht. Sie werden es an verpassten Terminen, schlechter Kommunikation und Teammüdigkeit spüren.

Ein in den USA ansässiger MSP-Betriebsleiter erzählte, dass der Besitzer zu lange gewartet habe. Er beauftragte den Betriebsleiter, als das Unternehmen monatlich wiederkehrende Umsätze von 70.000$ erreichte, aber bis dahin war er völlig ausgebrannt. Nachdem dieser Manager das Tagesgeschäft übernommen hatte, hatte der Eigentümer endlich wieder Spielraum, um sich auf den Verkauf zu konzentrieren, und in weniger als zwei Jahren wuchs das Unternehmen auf 150.000 USD MRR an.

Das passiert, wenn man das Alltägliche abgibt. Man bekommt Luft zum Atmen, um wieder zu wachsen.

Wenn Sie sich also in Verwaltung und Genehmigungen statt in Verkaufsgesprächen wiederfinden, ist es an der Zeit. Stellen Sie die Person ein, die Checklisten liebt, Chaos hasst und Befriedigung daraus zieht, das zu reparieren, was kaputt ist.

Automatisieren Sie manuelle Arbeit: Aufgabenerstellung, Berichte, Benachrichtigungen

Wenn du immer noch Aufgaben von Hand zuweist oder Kundenberichte manuell erstellst, verschwendest du Stunden, die du nie zurückbekommst.

Automatisierung bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen, sondern bedeutet, sie von lästiger Arbeit zu befreien.

Fangen Sie klein an:

• Richten Sie automatisierte Projektvorlagen ein, sodass jedes Onboarding neuer Kunden oder jeder Kampagnenstart derselben Struktur folgt.
• Nutze Planungsregeln, die Slack- oder E-Mail-Updates auslösen, wenn Aufgaben in andere Phasen übergehen.
• Generieren Sie automatisch wöchentlich Leistungsberichte mithilfe synchronisierter Dashboards, anstatt Daten manuell abzurufen.

Beispiel: Eine Kreativagentur richtete einen einfachen Zapier-Workflow ein, der Asana mit Google Drive und Slack verband. Jedes Mal, wenn ein Designer eine Datei hochlud, speicherte er sie automatisch im Ordner des Kunden und markierte den PM zur Überprüfung. Diese kleine Automatisierung sparte ungefähr 4 Stunden pro Woche ein; das sind mehr als 200 Stunden pro Jahr, die sie jetzt für abrechnungsfähige Arbeit aufwenden.

Aktionsschritt: Identifizieren Sie fünf Aufgaben, die Ihr Team täglich wiederholt. Automatisieren Sie mindestens zwei. Sie werden sofort den Auftrieb spüren.

Hier ein paar Inspirationen: So automatisieren Sie SEO-Workflows mit KI-Tools

Erstellen Sie KPIs für jede Abteilung, um die Leistung zu verfolgen

Die meisten Agenturen verfolgen einige Oberflächenkennzahlen und machen Feierabend. Das ist nicht genug.

KPIs (Key Performance Indicators) sind Ihr Frühwarnsystem. Wenn sie fallen, stimmt etwas nicht.

Für Agenturen ist Folgendes am wichtigsten:

Marketing-KPIs

• CTR (Klickrate): Misst Anzeigenrelevanz und kreative Wirkung. Wenn die Klickrate sinkt, landet Ihre Botschaft nicht.
• Konvertierungen: Die North Star-Metrik für Werbeausgaben. Verfolge, welche Kanäle den besten ROI bringen.
• CPC (Kosten pro Klick): Entscheidend für die Haushaltskontrolle. Bleiben Sie mithilfe der Transparenzberichte von Google über Branchen-Benchmarks auf dem Laufenden.

KPIs zum Engagement

• Das Engagement in sozialen Netzwerken und die Öffnungsraten von E-Mails zeigen, wie vernetzt Ihr Publikum wirklich ist. Wenn Sie ein gleichbleibendes Engagement haben, ist es an der Zeit, die Inhaltsformate oder den Rhythmus der Beiträge zu aktualisieren.
• Die Absprungrate und die Verweildauer auf der Seite helfen Webteams dabei, schwache Inhalte oder Probleme beim Design zu erkennen.

Vertriebs- und Pipeline-KPIs

• MQLs (Marketing Qualified Leads) und SQLs (Sales Qualified Leads) messen die Lead-Qualität.
• Die Markenreichweite verfolgt die Sichtbarkeit. Ein stetiger Anstieg korreliert hier in der Regel mit niedrigeren Akquisitionskosten.

Rentabilitätskennzahlen

• Die Kundenakquisitionskosten (CAC) und der Customer Lifetime Value (CLV) geben Aufschluss darüber, ob Ihr Preis- und Marketingmix tatsächlich sinnvoll ist.

Lesen Sie auch: Die 11 wichtigsten KPIs von Marketingagenturen, die Sie jeden Monat verfolgen sollten

Integrieren Sie Vertrieb und Betrieb

Vertriebsteams lieben es, Geschäfte abzuschließen, aber wenn die Ops nicht liefern können, zahlt jeder den Preis.

Bevor Sie einen neuen Kunden gewinnen, überprüfen Sie die Lieferfähigkeit.

Wenn dein Team bereits überfordert ist, sei ehrlich, was die Startdaten angeht. Es ist besser, den Anpfiff um zwei Wochen zu verschieben, als die Moral deines Teams zu zerstören.

Nehmen wir an, Sie betreiben einen Designshop, der früher zu allem Ja gesagt hat. Was passiert, ist, dass sich Projekte häufen, Burnout folgt und Qualitätstanks folgen. Änderungen werden jedoch sichtbar, wenn Sie wechseln und die wöchentlichen Pipeline-Synchronisationen zwischen Vertrieb und Betrieb mit einem einfachen Meeting starten. Der Vertrieb sieht, wer verfügbar war, und die Mitarbeiter könnten die Einstellung von Mitarbeitern im Voraus planen.

Das ist die Macht, beide Seiten Ihrer Agentur miteinander zu verbinden.

Behandeln Sie Ihren Lieferplan wie Inventar und verkaufen Sie nicht, was Sie nicht liefern können.

Hier ist eine weitere Idee: Automatisieren Sie Ihren Verkaufsprozess. 

Ordnen Sie Prozesse regelmäßig neu zu, um das Wachstum zu unterstützen

Was mit fünf Leuten funktioniert hat, wird mit fünfzehn nicht funktionieren. Prozesse altern schnell. Machen Sie es zu einem vierteljährlichen Ritual, Ihre Abläufe zu überprüfen und neu abzubilden.

Fragen Sie Ihr Team:

• Wo verlieren wir am meisten Zeit?
• Was ist repetitiv, das wir automatisieren können?
• Welche Kundenworkflows sind chaotisch oder veraltet?

Wachstum sorgt immer für Reibung. Durch erneutes Zuordnen wird sie entfernt.

Also, mach es dir zur Gewohnheit. Wählen Sie jedes Quartal einen Workflow aus (Kunden-Onboarding, Fakturierung, Lieferung) und bauen Sie ihn übersichtlicher um. So entwickeln sich ausgereifte Agenturabläufe.

Fazit und nächste Schritte

Eine starke Geschäftstätigkeit von Marketingagenturen ist das Rückgrat für profitables Wachstum. Effiziente Systeme sparen Zeit, schützen die Margen und sorgen für zufriedene Kunden. Beginnen Sie mit einem Audit, standardisieren Sie, was funktioniert, und investieren Sie in Tools und Schulungen, die mit Ihnen mitwachsen.

Sobald Sie das Haus sauber gemacht haben, können Tools wie Synup OS alles mit Kunden, Projekten und Gewinnen auf einen Blick zusammenführen. Wenn Sie sehen möchten, wie ein Komplettsystem aussieht, sehen Sie sich an, wie Synup OS Ihre Kunden, Projekte und Rentabilität an einem Ort vereint, indem kostenlose Demo anfordern.

Häufig gestellte Fragen

1. Wie kann ich die Rentabilität meiner Agentur verbessern?

Verfolgen Sie Ihre Projektmargen monatlich. Legen Sie die Preise auf der Grundlage der tatsächlichen Versandkosten fest. Am wichtigsten ist es, die Nutzungsraten von über 75% zu halten und nicht fakturierbare Stunden zu reduzieren. Gut geführte Agenturen erzielen im Durchschnitt eine Gewinnspanne von 25 bis 35 Prozent, was Ihr Ziel sein sollte.

2. Welches Projektmanagement-Tool eignet sich am besten für Agenturen?

Das hängt von Ihrem Arbeitsablauf ab. Tools wie Synup OS, Asana, ClickUp und Monday.com sind zuverlässige Optionen. Asana und ClickUp werden für ihre Sichtbarkeit gelobt, aber Benutzer erwähnen oft die Überlastung mit Funktionen. Monday.com ist visuell, aber weniger robust für die Berichterstattung. Mit Synup OS befinden sich Kunden-, Projekt- und Finanzinformationen auf einer Plattform, wodurch sowohl die Komplexität als auch die höheren Kosten der Verwendung mehrerer separater Tools reduziert werden.

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