Cómo crear y usar plantillas de documentos para ahorrar tiempo

Las agencias trabajan con muchos documentos repetidos. Las propuestas, los contratos, los formularios de incorporación y los informes mensuales son solo algunos de ellos. Empezar desde cero cada vez no solo es agotador, sino que consume horas que podrías pasar en otro lugar. Synup OS le ayuda a evitarlo, ya que le brinda un fácil acceso a las plantillas que están listas para usar cuando lo necesite.

Empieza con una plantilla, no con una página en blanco

Dentro de la sección de plantillas, encontrará una variedad de documentos prediseñados diseñados para las necesidades diarias de la agencia. Ya sea que se trate de una propuesta de cliente o de un informe de ventas, puedes elegir una plantilla, hacer modificaciones rápidas y enviarla en cuestión de minutos.

Guarda tus propias plantillas para reutilizarlas

Si tu agencia usa un formato o diseño específico para los contratos o los documentos de incorporación, puedes guardarlos como plantillas. No es necesario reconstruir nada. Tu equipo puede usar la misma versión en todos los clientes, lo que mantiene la coherencia y hace que tu trabajo luzca más pulido.

Adjunte plantillas a sus flujos de trabajo

Puede ir un paso más allá y vincular plantillas directamente a flujos de trabajo específicos. Por ejemplo, si un cliente nuevo se registra, tu plantilla de incorporación ya está lista para usarse. Nadie necesita indagar ni preguntar dónde están las cosas. Todo está ahí cuando lo necesitas.

Ahorre tiempo y mantenga la coherencia

Las plantillas ayudan a tu equipo a avanzar más rápido y a evitar hacer el mismo trabajo una y otra vez. Mantiene tus documentos limpios, tus procesos claros y tus resultados uniformes en todos los clientes. Synup OS facilita la administración de todo esto desde un solo lugar.

Cómo crear y usar plantillas de documentos en Synup OS

La configuración de plantillas en Synup OS es sencilla y le ahorra a su equipo un montón de idas y venidas. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Paso 1: Dirígete a la sección de plantillas

Haga clic en la pestaña «Plantillas» en Documentos. Aquí encontrarás todas las plantillas existentes y podrás crear las tuyas propias.

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Paso 2: Elige una plantilla o empieza de cero

Puedes elegir entre una biblioteca de plantillas listas para usar para casos de uso comunes, como propuestas, contratos e informes. O bien, si ya tienes el formato de documento que prefiere tu agencia, puedes subirlo o crearlo desde cero.

Paso 3: Personalízalo para que se adapte a las necesidades de tu agencia

Haz clic en «Nueva plantilla» y edita el contenido, la estructura y el formato para que coincidan con tu tono, marca y servicios. Puedes agregar marcadores de posición para los nombres de los clientes, las fechas y los detalles específicos del proyecto para que sea fácil reutilizarlos más adelante.

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Paso 4: Guárdalo como plantilla

Cuando el documento esté listo, guárdalo como plantilla. Ponle un nombre claro para que tu equipo pueda encontrarlo fácilmente y usarlo cuando lo necesite.

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Paso 5: Reutilizar entre clientes y flujos de trabajo

La próxima vez que necesites enviar una propuesta o compartir un informe, solo tienes que seleccionar la plantilla guardada, rellenar los detalles y enviarla. También puedes vincular las plantillas a pasos específicos de tus flujos de trabajo para que aparezcan automáticamente cuando sea necesario.

Paso 6: Mantén tus plantillas actualizadas

Si su proceso o sus servicios cambian, puede actualizar rápidamente la plantilla existente. Todos los miembros de tu equipo tendrán acceso a la versión más reciente, lo que ayuda a evitar que la información esté desactualizada o que haya un formato incoherente.

En conclusión

Las plantillas eliminan el trabajo repetitivo de la gestión de una agencia. En lugar de empezar desde cero cada vez, tu equipo puede centrarse en el contenido real y en la experiencia del cliente. Con Synup OS, crear, guardar y reutilizar plantillas se convierte en algo natural. Es una forma sencilla de mantener la coherencia, avanzar más rápido y liberar el tiempo de su equipo para centrarse en lo que importa.

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