Comment créer et utiliser des modèles de documents pour gagner du temps

Les agences travaillent avec de nombreux documents répétés. Les propositions, les contrats, les formulaires d'intégration et les rapports mensuels ne sont que quelques-uns d'entre eux. Repartir de zéro à chaque fois n'est pas seulement fatigant ; cela vous fait perdre des heures que vous pourriez passer ailleurs. Synup OS vous aide à éviter cela en vous donnant un accès facile à des modèles prêts à l'emploi lorsque vous l'êtes.

Commencez avec un modèle, pas une page blanche

Dans la section Modèles, vous trouverez une gamme de documents prédéfinis conçus pour les besoins quotidiens des agences. Qu'il s'agisse d'une proposition client ou d'un rapport de vente, vous pouvez choisir un modèle, apporter des modifications rapides et l'envoyer en quelques minutes.

Enregistrez vos propres modèles pour les réutiliser

Si votre agence utilise un format ou une mise en page spécifique pour les contrats ou les documents d'intégration, vous pouvez les enregistrer en tant que modèles. Pas besoin de reconstruire quoi que ce soit. Votre équipe peut utiliser la même version pour tous les clients, ce qui garantit la cohérence et améliore l'aspect de votre travail.

Joignez des modèles à vos flux de travail

Vous pouvez aller encore plus loin et lier les modèles directement à des flux de travail spécifiques. Par exemple, si un nouveau client s'inscrit, votre modèle d'intégration est déjà en place et prêt à être utilisé. Personne n'a besoin de fouiller ou de demander où se trouvent les choses. Tout est là quand vous en avez besoin.

Gagnez du temps et restez cohérent

Les modèles permettent à votre équipe d'avancer plus rapidement et d'éviter de faire le même travail encore et encore. Il garantit la propreté de vos documents, la clarté de vos processus et la cohérence de vos résultats pour tous les clients. Synup OS facilite la gestion de tout cela à partir d'un seul endroit.

Comment créer et utiliser des modèles de documents dans Synup OS

La configuration de modèles dans Synup OS est simple et permet à votre équipe d'économiser beaucoup de va-et-vient. Voici comment procéder :

Étape 1 : Dirigez-vous vers la section des modèles

Cliquez sur l'onglet « Modèles » sous Documents. C'est ici que vous trouverez tous les modèles existants et que vous pourrez créer les vôtres.

‍

Étape 2 : Choisissez un modèle ou repartez à zéro

Vous pouvez choisir parmi une bibliothèque de modèles prêts à l'emploi pour les cas d'utilisation courants tels que les propositions, les contrats et les rapports. Ou, si vous avez déjà un format de document préféré par votre agence, vous pouvez le télécharger ou le créer à partir de zéro.

Étape 3 : Personnalisez-le pour répondre aux besoins de votre agence

Cliquez sur « Nouveau modèle » et modifiez le contenu, la structure et la mise en forme en fonction de votre ton, de votre marque et de vos services. Vous pouvez ajouter des espaces réservés pour les noms des clients, les dates et les informations spécifiques au projet afin de faciliter leur réutilisation ultérieure.

‍

Étape 4 : enregistrez-le en tant que modèle

Une fois que votre document est prêt, enregistrez-le en tant que modèle. Donnez-lui un nom clair afin que votre équipe puisse facilement le trouver et l'utiliser en cas de besoin.

‍

Étape 5 : Réutilisation entre les clients et les flux de travail

La prochaine fois que vous aurez besoin d'envoyer une proposition ou de partager un rapport, il vous suffira de sélectionner le modèle enregistré, de renseigner les informations et de l'envoyer. Vous pouvez également lier des modèles à des étapes spécifiques de vos flux de travail, afin qu'ils s'affichent automatiquement en cas de besoin.

Étape 6 : Maintenez vos modèles à jour

Si votre processus ou vos services changent, vous pouvez rapidement mettre à jour le modèle existant. Tous les membres de votre équipe auront accès à la dernière version, ce qui permet d'éviter des informations obsolètes ou un formatage incohérent.

En conclusion

Les modèles simplifient le travail répétitif lié à la gestion d'une agence. Au lieu de repartir de zéro à chaque fois, votre équipe peut se concentrer sur le contenu réel et l'expérience client. Avec Synup OS, créer, enregistrer et réutiliser des modèles devient une seconde nature. C'est un moyen simple de rester constant, d'avancer plus rapidement et de libérer du temps pour que votre équipe puisse se concentrer sur l'essentiel.

‍

‍