So erstellen und verwenden Sie Dokumentvorlagen, um Zeit zu sparen

Agenturen arbeiten mit vielen sich wiederholenden Dokumenten. Angebote, Verträge, Onboarding-Formulare und monatliche Berichte sind nur einige davon. Jedes Mal bei Null anzufangen ist nicht nur anstrengend, es kostet auch Stunden, die Sie woanders verbringen könnten. Synup OS hilft Ihnen, dies zu vermeiden, indem es Ihnen einfachen Zugriff auf Vorlagen bietet, die sofort einsatzbereit sind.

Beginnen Sie mit einer Vorlage, nicht mit einer leeren Seite

Im Bereich Vorlagen finden Sie eine Reihe vorgefertigter Dokumente, die für den täglichen Bedarf von Agenturen entwickelt wurden. Egal, ob es sich um einen Kundenvorschlag oder einen Verkaufsbericht handelt, Sie können eine Vorlage auswählen, schnell bearbeiten und sie in wenigen Minuten versenden.

Speichern Sie Ihre eigenen Vorlagen zur Wiederverwendung

Wenn Ihre Agentur ein bestimmtes Format oder Layout für Verträge oder Onboarding-Dokumente verwendet, können Sie diese als Vorlagen speichern. Sie müssen nichts neu aufbauen. Ihr Team kann für alle Kunden dieselbe Version verwenden, wodurch alles konsistent bleibt und Ihre Arbeit ausgefeilter aussieht.

Fügen Sie Vorlagen an Ihre Workflows an

Sie können noch einen Schritt weiter gehen und Vorlagen direkt mit bestimmten Workflows verknüpfen. Wenn sich beispielsweise ein neuer Kunde anmeldet, ist Ihre Onboarding-Vorlage bereits vorhanden und einsatzbereit. Niemand muss herumwühlen oder fragen, wo sich die Dinge befinden. Alles ist da, wenn Sie es brauchen.

Sparen Sie Zeit und bleiben Sie konsistent

Vorlagen helfen Ihrem Team, schneller voranzukommen und zu vermeiden, dass immer wieder dieselbe Arbeit erledigt wird. So bleiben Ihre Dokumente sauber, Ihr Prozess übersichtlich und Ihre Ergebnisse bei allen Kunden konsistent. Synup OS macht es einfach, all dies von einem Ort aus zu verwalten.

So erstellen und verwenden Sie Dokumentvorlagen in Synup OS

Das Einrichten von Vorlagen in Synup OS ist einfach und erspart Ihrem Team viel Hin und Her. So geht's:

Schritt 1: Gehen Sie zum Abschnitt Vorlagen

Klicken Sie unter Dokumente auf den Tab „Vorlagen“. Hier finden Sie alle vorhandenen Vorlagen und können Ihre eigenen erstellen.

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Schritt 2: Wählen Sie eine Vorlage oder fangen Sie neu an

Sie können aus einer Bibliothek vorgefertigter Vorlagen für gängige Anwendungsfälle wie Angebote, Verträge und Berichte auswählen. Oder, wenn Sie bereits ein von Ihrer Agentur bevorzugtes Dokumentformat haben, können Sie es hochladen oder von Grund auf neu erstellen.

Schritt 3: Passen Sie es an die Bedürfnisse Ihrer Agentur an

Klicken Sie auf „Neue Vorlage“ und bearbeiten Sie den Inhalt, die Struktur und die Formatierung so, dass sie Ihrem Ton, Ihrem Branding und Ihren Diensten entsprechen. Du kannst Platzhalter für Kundennamen, Termine und projektspezifische Details hinzufügen, damit du sie später einfach wiederverwenden kannst.

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Schritt 4: Speichern Sie es als Vorlage

Sobald Ihr Dokument fertig ist, speichern Sie es als Vorlage. Geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen, damit Ihr Team es leicht finden und bei Bedarf verwenden kann.

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Schritt 5: Kunden- und Workflow-übergreifende Wiederverwendung

Wenn Sie das nächste Mal einen Vorschlag senden oder einen Bericht teilen müssen, wählen Sie einfach die gespeicherte Vorlage aus, geben Sie die Details ein und versenden Sie sie. Sie können Vorlagen auch mit bestimmten Schritten in Ihren Workflows verknüpfen, sodass sie bei Bedarf automatisch angezeigt werden.

Schritt 6: Halten Sie Ihre Vorlagen auf dem neuesten Stand

Wenn sich Ihr Prozess oder Ihre Dienste ändern, können Sie die vorhandene Vorlage schnell aktualisieren. Jeder in Ihrem Team hat Zugriff auf die neueste Version, wodurch veraltete Informationen oder inkonsistente Formatierungen vermieden werden.

Abschließend

Vorlagen nehmen die sich wiederholende Arbeit bei der Führung einer Agentur ab. Anstatt jedes Mal bei Null anzufangen, kann sich Ihr Team auf den eigentlichen Inhalt und das Kundenerlebnis konzentrieren. Mit Synup OS wird das Erstellen, Speichern und Wiederverwenden von Vorlagen zur Selbstverständlichkeit. Es ist eine einfache Möglichkeit, konsistent zu bleiben, schneller voranzukommen und Ihrem Team Zeit zu geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

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