Rapports sur les clients pour les agences de marketing : outils et ressources utiles

Les rapports sur les clients ne se limitent pas à des graphiques de données et à des feuilles de calcul. Lorsque vous montrez à vos clients exactement comment vos campagnes génèrent du trafic, génèrent des prospects ou stimulent les ventes, vous améliorez les relations client-agence. Vous gagnez la confiance de vos clients en démontrant les avantages de rester avec vous. Pour les agences, les rapports sur les clients sont essentiels à la fidélisation de la clientèle.

Le reporting fait également office de cours intensif de marketing pour vos clients. Imaginez expliquer le retour sur investissement à un propriétaire de café ou détailler les dépenses publicitaires d'une chaîne de salles de sport multisites. Les rapports sur les campagnes marketing sont toujours révélateurs pour les clients.

Avec les bons outils, les agences ne se contentent pas de fidéliser leurs clients, mais elles leur montrent également qu'ils sont indispensables. Parce que personne ne quitte une agence qui livre.

Que comprend un bon rapport client ?

Les rapports sur les clients ne consistent pas simplement à analyser des chiffres sur une feuille comme moyen de défense. Il s'agit de brosser un tableau clair, exploitable et perspicace. Que vous travailliez pour une chaîne d'hôtels multisites ou pour une boutique de fleurs, votre rapport devrait répondre à une question brûlante : « Est-ce que cela fonctionne vraiment ? » Découvrons ce qui constitue un excellent rapport client.

Métriques et indicateurs de performance clés

Les indicateurs sont essentiels à un bon rapport client. Ils indiquent exactement les performances de vos campagnes. Les mesures et les indicateurs de performance clés incluent

• Trafic du site Web
• Prospects générés
• Taux de désabonnement
• Taux de conversion
• Coût par acquisition (CPA)
• ROI
• Engagement sur les réseaux sociaux.
  

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Toutefois, les indicateurs de performance clés et les indicateurs à inclure dépendent des services que vous proposez.

Pour les entreprises locales, des indicateurs tels que le classement des recherches organiques, le coût par prospect, les taux de clics et le classement des mots clés sont très importants. Une salle de sport franchisée peut se soucier de la génération de prospects pour les adhésions, tandis qu'une chaîne de cafés souhaite simplement obtenir des indicateurs de trafic piétonnier. Adaptez les KPI à ce qui compte le plus pour votre client.

Visualisation des données pour une meilleure compréhension

Les chiffres à eux seuls peuvent être accablants. La visualisation des données fait briller les chiffres. Des visuels clairs (diagrammes à barres, graphiques linéaires, infographies) sont parfaits pour transformer les données en histoires. Les clients peuvent facilement voir ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas).

Par exemple, au lieu d'indiquer « L'engagement sur les réseaux sociaux a augmenté de 30 % », affichez un graphique présentant une forte hausse. Vous pouvez utiliser des outils tels que Google Data Studio, Klipfolio, Tableau ou Canva pour créer des visuels impressionnants.

Mises à jour sur

Les clients et leurs clients adorent savoir ce qui se passe dans les coulisses. Incluez donc des mises à jour sur les étapes franchies, les tâches accomplies et les défis rencontrés.

Par exemple, si le lancement du site Web d'une marque de vêtements a été retardé en raison d'un bogue, mentionnez le correctif et le nouveau calendrier. La transparence renforce la confiance, même lorsque les choses ne se passent pas comme prévu. Pour les marques multisites, répartissez les mises à jour par région pour qu'elles restent hyperpertinentes.

Résumé et recommandations

Terminez en beauté. Résumez les principaux points à retenir du rapport et incluez des recommandations réalisables. Suggérez les prochaines étapes pour améliorer les performances ou redoubler d'efforts sur ce qui fonctionne déjà.

Par exemple, si une chaîne dentaire enregistre plus de réservations grâce à des publicités sur Facebook, recommandez-lui d'y augmenter son budget. Soutenez toujours les stratégies par des données.

Point bonus : Vous pouvez inclure un exemple de rapport client pour montrer comment les autres ont réussi.

Les meilleurs outils de reporting client pour les agences de marketing

Investir dans les bons outils pour rapports sur les clients change la donne, car ils permettent de gagner du temps et d'aider les agences à fournir des rapports impressionnants.

Outils de reporting spécialisés pour les clients

En voici quelques rapports sur les clients des outils conçus pour favoriser le succès :

1. Swydo

Swydo est le couteau suisse de rapports sur les clients outils. Il est parfait pour les agences spécialisées dans les campagnes PPC et SEO. La caractéristique la plus remarquable est sa personnalisation avancée. Vous pouvez personnaliser les rapports en fonction des besoins des clients et de l'image de marque.

Par exemple, une agence numérique diffusant Google Ads pour un restaurant multisite peut personnaliser les rapports Swydo pour afficher les dépenses publicitaires par région. Ce niveau de détail permet aux clients de rester accrochés.

2. Analyses de l'agence

Vous avez besoin d'un outil qui fonctionne bien avec les autres ? Analyses de l'agence s'intègre aux plateformes de réseaux sociaux, aux outils de référencement, etc. De plus, ses rapports en marque blanche permettent aux agences de mettre en valeur leur image de marque.

Imaginez gérer une chaîne nationale de salles de sport. Avec AgencyAnalytics, vous pouvez créer des tableaux de bord spécifiques à une région pour la croissance d'Instagram, le trafic du site Web et la génération de prospects, le tout en un seul endroit.

3. Quel graphe

Vous êtes aux prises avec une surcharge de données ? Pas avec Quel graphe. Cet outil se connecte à plus de 40 sources de données, rassemblant tout, des publicités Facebook à Google Analytics, dans un seul rapport complet.

Supposons que vous gériez une chaîne hôtelière locale et que vous souhaitiez obtenir des informations provenant de plusieurs plateformes : avis TripAdvisor, publicités Instagram et recherche organique. Avec Whatagraph, vous pouvez combiner toutes ces données dans un seul rapport facile à lire.

Plateformes générales de reporting

Voici quelques exemples de plateformes de reporting plus générales :

4. Looker Studio (anciennement Google Data Studio)

Studio Looker est un outil gratuit et convivial qui simplifie la production de rapports pour les clients. Son interface glisser-déposer vous permet de connecter plusieurs sources de données, de Google Ads aux réseaux sociaux. Une agence numérique qui gère une chaîne de cafés multi-sites peut utiliser Looker Studio pour visualiser les données de vente, créer des tableaux de bord présentant les performances publicitaires spécifiques à chaque magasin et automatiser les rapports. Prime: C'est gratuit ! Plus de budget pour le café.

5. Tableau

Vous avez besoin d'informations de haut niveau avec des visuels époustouflants ? Tableau est idéal pour créer des visualisations avancées qui racontent une histoire. Imaginez travailler pour une chaîne hôtelière nationale. Tableau vous permet de ventiler les tendances d'occupation, la démographie des clients et les performances des publicités, le tout à l'aide de superbes graphiques. C'est comme le Picasso des données.

6. Power BI

Si votre agence vit dans le monde de Microsoft, Power BI est une évidence. Il s'intègre parfaitement à Excel, SharePoint et Teams pour un processus de reporting fluide.

Power BI convient parfaitement aux prestataires de soins de santé situés sur plusieurs sites, car il permet de combiner les commentaires des patients, l'engagement sur les réseaux sociaux et les visites de sites Web dans un seul rapport.

7. Boîte de données

Boîte de données regroupe tous vos indicateurs dans un tableau de bord élégant et personnalisable. Vous pouvez suivre les progrès, partager des informations et même définir des objectifs. Une salle de sport franchisée pourrait utiliser Databox pour suivre les inscriptions des membres par lieu. De plus, grâce à son application mobile, vous pouvez consulter les résultats n'importe où, même depuis le tapis roulant.

8. Klipfolio

Vous voulez des rapports plus esthétiques et plus performants ? Klipfolio vous aide à transformer les données brutes en tableaux de bord époustouflants. Ses options d'intégration incluent tout, des réseaux sociaux aux plateformes CRM. Si vous gérez une marque de vêtements, par exemple, Klipfolio vous permet de suivre les campagnes par e-mail, les ventes sur le site Web et la croissance d'Instagram. Il regroupe les données pour obtenir une vue unifiée.

Astuce de pro: La combinaison de ces plateformes avec des rapports automatisés pour les clients permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'assurer la cohérence des rapports. La plupart des outils proposent un exemple de modèle de rapport client pour garantir que chaque rapport soit soigné et professionnel.

(Lisez également : Les 12 meilleurs outils de marque blanche pour les agences)

Facilitez la création de rapports sur les clients pour votre équipe

Tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser le processus de reporting d'un client, ce sont les bons systèmes, les bons outils et les bonnes habitudes. Voici comment faciliter la production de rapports pour les clients.

Établissez un calendrier de production de rapports cohérent

La cohérence est essentielle dans les rapports destinés aux clients. Il tient les clients informés et aide votre équipe à rester sur la bonne voie. L'automatisation des rapports à l'aide d'outils tels que Looker Studio ou Swydo permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Voici comment structurer votre calendrier de reporting pour garantir la cohérence des rapports :

• Rapports hebdomadaires pour les campagnes actives: Lorsque les campagnes sont en plein essor, les mises à jour hebdomadaires tiennent les clients informés. Mettez en avant des indicateurs tels que les taux de clics, les impressions et les conversions. Par exemple, si vous diffusez une publicité Facebook à durée limitée, vous aurez peut-être besoin de commentaires rapides pour modifier le ciblage en milieu de campagne. Vous pouvez utiliser Swydo pour automatiser ces rapports et les envoyer directement aux clients.
• Rapports mensuels sur les performances globales: Les rapports mensuels donnent aux clients une vue d'ensemble. Un outil tel que Looker Studio peut vous aider à rassembler des données directement à partir de plateformes telles que Google Analytics et Facebook Ads dans un seul rapport. Vous souhaiterez peut-être voir comment les réservations en ligne et l'engagement sur Instagram s'alignent sur le trafic piétonnier. Un rapport mensuel automatisé répond à ces questions sans effort.
• Rapports trimestriels pour la planification stratégique: Les rapports trimestriels portent sur les tendances et la stratégie. Ils aident les clients à planifier leur avenir. Les KPI sur lesquels se concentrer peuvent inclure des indicateurs tels que la génération de prospects, les coûts d'acquisition de clients et les taux de désabonnement. Par exemple, si le troisième trimestre montre une hausse du nombre de prospects mais des coûts supérieurs à la moyenne, vous pouvez recommander de réaffecter les budgets ou d'affiner le ciblage. Les rapports automatisés pour les clients rendent ce processus plus rapide et plus précis.

Astuce de pro: Partagez toujours un exemple de rapport client à l'avance pour définir les attentes. La cohérence du format et du calendrier renforce la confiance et réduit le nombre d'e-mails de dernière minute !

(Lisez également : 10 types de stratégies de génération de prospects pour les agences)

Créez des modèles pour plus d'efficacité

Les modèles sont les meilleurs amis des spécialistes du marketing. Ils permettent de gagner du temps, d'assurer la cohérence et de satisfaire vos clients. Que vous extrayiez des données pour des mises à jour hebdomadaires, des révisions mensuelles ou des changements de stratégie trimestriels, un modèle solide fait passer votre rapport de stressant à un rapport fluide.

Voici trois modèles de rapports indispensables pour vous aider à démarrer :

1. Modèles de rapports gratuits, imprimables et personnalisables | Canva

C'est parfait pour les agences qui aiment apporter une touche créative. Les modèles gratuits de Canva vous permettent de mélanger à merveille les visuels et les données, ce qui les rend idéaux pour les mises à jour sur les réseaux sociaux ou les pitchs clients.

2. Rapport de projet simple | HubSpot

Bien que simple et direct, ce modèle est idéal pour les mises à jour basées sur des projets. Avec des sections consacrées aux objectifs, aux phases et aux indicateurs de performance clés, il est idéal pour les marques multisites qui gèrent des campagnes dans différentes régions. Il est idéal pour rendre compte du changement de marque d'une entreprise nationale : cette mise en page permet de la garder propre et organisée.

3. Rapport des activités quotidiennes | The Hive

Vous avez besoin de suivre les tâches en cours et les objectifs à venir ? Ce modèle de rapport quotidien est simple mais efficace. Il peut servir d'enregistrement ultime pour les agences qui mènent des campagnes PPC pour une douzaine de sites.

(Lisez également : Comment créer une proposition marketing pour les clients : guide pour les agences de marketing)

Examens internes avant la soumission

Supposons que vous présentiez un rapport client à une grande chaîne de restaurants implantée dans 15 États. Vous remarquez, en cours d'appel, que les statistiques d'un site sont complètement absentes. Les clients ont confiance en vous pour bien faire les choses, et une erreur peut ébranler cette confiance. Gênant, non ? C'est pourquoi les évaluations internes sont importantes.

Utilisez un processus de révision en deux étapes : une personne vérifie les chiffres et une autre vérifie le récit. Par conséquent, avant d'appuyer sur « Envoyer » ou de le préparer pour la présentation, demandez à un autre membre de l'équipe, de préférence quelqu'un qui n'a pas créé le rapport, de le vérifier. Ils sont plus susceptibles de repérer les KPI manquants, une faute de frappe dans un graphique ou les statistiques d'un site qui n'ont pas été correctement extraites.

Imaginez que vous faites un reportage sur une franchise de fitness multi-sites. Si les données relatives aux prospects d'un site ne sont pas correctes, il ne s'agit pas simplement d'une erreur de données. Cela pourrait faire dérailler votre stratégie pour le prochain trimestre. Prenez 10 minutes supplémentaires pour comparer les statistiques à celles de vos sources principales, qu'il s'agisse de Google Analytics, de Facebook Ads ou d'un CRM.

Les outils automatisés sont géniaux, mais ils ne détectent pas un rapport qui « semble » inapproprié. Ne négligez pas le contact humain. Associez l'automatisation à un examen minutieux, et vos rapports seront à toute épreuve.

Comment communiquer les rapports aux clients

Les rapports clients ne se limitent pas à l'envoi d'un PDF élégant. L'objectif est de renforcer la confiance et d'assurer une plus grande collaboration. La façon dont vous envoyez les rapports peut faire toute la différence entre « Ça a l'air génial, merci ! » et « Attends, qu'est-ce que cela signifie ? » Voici comment les agences de marketing peuvent communiquer des rapports aux clients étape par étape :

Comprenez votre client

Les clients ne parlent pas tous le langage du « marketing ». Certains veulent toutes les mesures et tous les graphiques ; d'autres veulent juste avoir une vue d'ensemble. Votre travail consiste à déterminer dans quel camp ils se situent et à ajuster votre approche.

Par exemple, une start-up technologique férue de marketing pourrait souhaiter consulter les CTR, les taux de rebond et les trajectoires de conversion. D'un autre côté, une chaîne de restaurants multisites peut préférer des informations telles que « Vos publicités payantes ont généré 800 réservations le mois dernier ».

Astuce de pro: Démarrez votre processus de déclaration des clients en posant des questions telles que « Quel est l'indicateur qui compte le plus pour vous ? » au préalable. Priorisez-le ensuite à chaque mise à jour.

Planifier des réunions d'évaluation régulières

Envoyer des rapports, c'est bien, mais les consulter avec votre client, c'est encore mieux. Il transforme les données en dialogue.

Supposons que vous gériez des rapports automatisés pour les clients du secteur de la vente au détail. Vous constatez une baisse du trafic sur le site Web de la succursale d'un client en Floride. Au lieu de simplement leur envoyer les numéros par e-mail, planifiez un appel rapide. Profitez de ce temps pour expliquer la cause (tendances saisonnières, évolution des performances publicitaires, etc.) et proposer des solutions.

Les contrôles réguliers, qu'ils soient hebdomadaires ou mensuels, définissent également des attentes réalistes. Les clients qui connaissent la stratégie à long terme sont moins susceptibles de paniquer après une baisse d'un mois.

Priorisez les informations clés

Les rapports qui noient les clients dans les données ne sont pas utiles. Concentrez-vous sur ce qui compte le plus. Dressez la liste des principales conclusions et reliez-les aux objectifs du client.

Voici un exemple : au lieu d'afficher une feuille de calcul de 10 pages, dites ceci :

« La campagne publicitaire a généré 500 prospects ce mois-ci, avec une réduction de 20 % du coût par prospect par rapport au mois dernier. Cette amélioration est due à des modifications apportées au ciblage de l'audience et à la stratégie de placement des annonces. »

Veillez à ce qu'il soit concis, clair et exploitable. Pour les marques multisites, ventilez les données par lieu. Par exemple, « Votre site de Chicago a surpassé les autres, générant 300 prospects avec un CPC inférieur de 30 %. Nous recommandons de reproduire sa stratégie de ciblage pour d'autres régions. »

Utiliser des aides visuelles

Personne ne veut lire une feuille ou un mur de chiffres. Les supports visuels tels que les graphiques, les tableaux et les tableaux sont courants pour les rapports sur les clients. Après tout, la visualisation des données joue de nombreux rôles dans les rapports. Ils simplifient les données complexes et fidélisent vos clients.

Des outils tels que Tableau ou Google Data Studio vous aident à rapports automatisés pour les clients. Ces plateformes peuvent vous faire gagner des heures et donner à vos rapports l'impression qu'ils ont été conçus par un professionnel. Oui, parce qu'ils l'étaient.

Si vous établissez un rapport sur les dépenses publicitaires mensuelles d'une chaîne d'entreprises multisites, un graphique à barres comparant le retour sur investissement par site peut révéler quelles régions sont florissantes et lesquelles nécessitent une attention particulière. Ajouter une note : « La campagne de notre succursale de Seattle a généré un retour sur investissement de 120 % ! »

Utilisez les rapports pour définir les prochaines étapes

Faire un rapport sans recommandations, c'est comme poser un diagnostic sans plan de traitement. Votre objectif n'est pas atteint. Associez toujours vos données à des stratégies réalisables.

Supposons que vous partagiez un rapport de performance sur les réseaux sociaux avec le responsable d'une marque de fitness. Soulignez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et terminez par un appel à l'action. Par exemple :

« Sur la base du pic d'engagement de 25 % enregistré lors de nos défis d'entraînement sur TikTok, nous vous recommandons de créer des défis hebdomadaires pour chaque site. Explorons également les collaborations avec des influenceurs locaux pour créer un engouement supplémentaire. »

Cela permet de transformer les chiffres en un plan et de garder vos clients enthousiastes quant aux prochaines étapes.

Le contexte est essentiel

Les clients se soucient des résultats, mais ils adorent comprendre le « pourquoi ». Ajoutez du contexte à vos chiffres. Par exemple, si une campagne régionale pour un détaillant de mode n'a pas donné de bons résultats, expliquez : « Cette baisse correspond à la saison des festivals locaux, où de moins en moins de personnes achètent des vêtements non traditionnels. Nous vous suggérons de lancer une gamme festive l'année prochaine pour toucher ce public. »

Utilisez des exemples de rapports clients adaptés aux secteurs d'activité, tels que des cartes de clics pour les marques de commerce électronique ou des visuels du trafic piétonnier pour les magasins physiques. Montrez-leur que vous comprenez leur monde.

Résumé

Votre résumé est comme la bande annonce de votre reportage. Il prépare le terrain et donne aux clients un aperçu clair de ce qui se trouve à l'intérieur.

Par exemple, votre résumé pour le rapport de performance mensuel d'une marque de fitness multi-sites peut inclure :

• Nombre total de nouvelles adhésions: 1 200 (en hausse de 15 % par rapport au mois dernier).
• Taux de conversion moyen: 8 % (baisse de 2 %, avec un plan d'action pour renforcer l'engagement).
• ROI: 3,50$ gagnés pour chaque dollar dépensé.

Cela permet aux clients de comprendre instantanément les performances de la campagne sans avoir à parcourir 20 pages de données. Il est concis, percutant et montre que vous appréciez leur temps.

Conseil : Lorsque vous présentez des rapports aux clients, conservez le résumé en haut du rapport. De cette façon, même un client pressé peut obtenir les points forts sans avoir à lire le rapport en entier.

Gérer les questions et les commentaires

Les questions sont inévitables, et c'est une bonne chose. Ils montrent que les clients sont engagés. L'essentiel est de se préparer, de rester calme et de s'appuyer sur les données.

Supposons qu'un client demande : « Pourquoi les ventes de notre site de New York ont-elles chuté le trimestre dernier ? » Au lieu de vous embrouiller, consultez votre rapport :

« Les données montrent une diminution du trafic piétonnier en janvier en raison de conditions météorologiques extrêmes. En réponse, nous recommandons d'augmenter les dépenses publicitaires locales en ligne pour compenser. »

Ou, si un client conteste un indicateur, soutenez-le à l'aide de sources claires :

« L'augmentation du coût par clic est due à la concurrence croissante sur le marché, comme l'indique Google Trends. »

Reliez toujours vos réponses à la stratégie. Si vous recevez des commentaires, qu'il s'agisse d'une demande de visuels plus simples ou d'informations plus approfondies, prenez-les au sérieux. L'ajustement de votre approche en matière de reporting renforce la confiance et montre que vous êtes à l'écoute.

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Résumant

Les rapports clients ne sont pas la partie la plus excitante de la gestion d'une agence de marketing. Mais c'est le ciment qui unit les relations avec les clients. Il fait le lien entre le travail acharné de votre équipe et la confiance de vos clients. Bien faits, ils ne se contentent pas d'informer ; ils impressionnent. Et personne ne veut passer des heures à rassembler des statistiques à partir de 17 onglets. La bonne nouvelle, c'est qu'avec les bons outils et flux de travail, les rapports clients peuvent être un jeu d'enfant.

Grâce aux modèles prêts à l'emploi introduits, aux stratégies de reporting automatisé pour les clients et à des outils tels que Google Data Studio ou Canva, les rapports n'ont pas à vous faire perdre des heures de votre journée.

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Rapports sur les clients pour les agences de marketing : outils et ressources utiles : FAQ

Qu'est-ce que le reporting dans le marketing ?

Dans le domaine du marketing, le reporting consiste à traduire les données des campagnes en informations pour les entreprises. Il montre à vos clients les performances de leurs investissements. C'est comme un « tableau de bord des résultats » pour des stratégies telles que les publicités sur les réseaux sociaux, le référencement et les campagnes par e-mail. Par exemple, un rapport concernant un restaurant multisite peut ventiler les commandes en ligne par ville. Des rapports de qualité renforcent la confiance et orientent les décisions futures.

Quel est le meilleur outil de reporting automatisé pour les agences de marketing numérique ?

Le meilleur outil dépend de vos besoins, mais Google Data Studio et AgencyAnalytics sont les principaux concurrents. Ils simplifient les rapports automatisés pour les clients grâce à des tableaux de bord personnalisables et à des intégrations faciles. Vous n'avez donc pas à basculer entre les feuilles de calcul : tout est automatisé, précis et visuellement attrayant.

Quels sont les indicateurs clés à inclure dans un rapport client ?

Les indicateurs clés doivent correspondre aux objectifs de la campagne et aux objectifs commerciaux. Pour un rapport client, incluez des indicateurs tels que les prospects générés, les taux de conversion et le retour sur investissement. Pour les entreprises multisites, ajoutez des données spécifiques à la localisation, telles que le trafic piétonnier ou les performances des publicités régionales. Supposons que vous signaliez des publicités payantes : « 500 prospects ce mois-ci, avec un coût par prospect inférieur de 20 % à celui du mois dernier ». Veillez à ce qu'il soit pertinent et axé sur les résultats.

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