Comment faire évoluer votre agence sans augmenter les coûts + modèle téléchargeable

La plupart des propriétaires d'agences ont atteint un plafond. Plus de clients signifie plus de chaos, les délais se resserrent, la qualité baisse et votre équipe s'épuise. Si vous envisagez sérieusement la croissance, vous avez besoin d'un système capable de gérer plus de travail, sans augmenter vos coûts et sans stress.

Dans ce guide, je vais vous expliquer comment créer un modèle de prestation de services qui évolue avec vous, et non contre vous. Que vous dirigiez une équipe de 5 personnes ou de 50 personnes, cette structure vous aidera à évoluer efficacement.

»Vous n'atteignez pas le niveau de vos ambitions, vous tombez au niveau de vos systèmes.»

• Jason Swenk, coach d'agence à 8 chiffres.

➡️ Vous voulez avoir une idée précise de la position de votre agence et des points à améliorer ? This simple model vous aidera à le décomposer et à repérer les lacunes.

1. Comprenez où vous êtes à l'heure actuelle

Avant d'essayer de vous développer, comprenez où vous en êtes actuellement. Téléchargez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et faites de cette étape votre première étape vers la création d'un processus.

Voici quelques points que vous pouvez prendre en compte lors de la réalisation d'un audit de livraison pour vos 5 à 10 derniers projets :

• Combien de temps a duré chacun de ces projets ?
• Qui y a participé et quelle a été sa contribution ?
• Où se sont produits les retards ?
• Quels commentaires avez-vous reçus, ont-ils été bons ou mauvais ?

Une fois que vous aurez effectué cet exercice, vous commencerez rapidement à repérer des motifs.

Tels que peut-être que l'intégration prend trop de temps ou que trop de choses dépendent d'une seule personne. Cela devient alors votre base de référence pour faire évoluer vos systèmes et mieux les comprendre.

2. Définissez ce que signifie pour vous la « mise à l'échelle »

La première chose qui vous vient à l'esprit lorsque vous pensez à développer « plus de clients ». Ce n'est peut-être pas toujours vrai. La mise à l'échelle ne consiste pas seulement à conclure plus de transactions et à attirer plus de clients, il s'agit également de gérer davantage sans le chaos et sans que votre équipe ne soit constamment stressée.

Voici quelques questions que vous devriez vous poser :

• Combien de clients supplémentaires pouvons-nous prendre en charge sans embaucher ?
• Quels services sont reproductibles et rentables ?
• Comment pouvons-nous réduire les délais de livraison sans nuire à la qualité ?

C'est un début. Fixer des objectifs simples mais clairs.

Par exemple :

• Réduire les délais de livraison de 30 % en 6 mois
• Augmentez les honoraires de 10 à 25 sans ajouter de chefs de projet

Ensuite, il vous suffit de procéder à de l'ingénierie inverse à partir de là, jusqu'à ce que vous mettiez vos systèmes au point T.

3. Package de vos services

La présentation de vos services de manière à ce que vos clients puissent les comprendre plus facilement vous permettra de parcourir un long chemin. Les projets personnalisés ont tendance à tout ralentir.

Voici quelques éléments que vous pouvez prendre en compte :

• This which is included (livrables)
• Combien de temps cela prend (chronologie)
• Ce que cela coûte (tarif forfaitaire)
• Résultats garantis (facultatif)

Cela permet d'éliminer les conjectures. Your team ne part pas de zéro à chaque fois, et les clients savent exactement ce qu'ils obtiennent. Il réduit la marge de manœuvre, améliore la vitesse de livraison et renforce la confiance.

4. Use of best tools

Les bons outils n'ajoutent pas de travail, ils le suppriment. Mais seulement s'ils sont bien configurés.

Voici les éléments de base dont la plupart des agences ont besoin :

1. UNE Project Management Tool pour suivre vos projets, tâches et activités quotidiens au sein de l'équipe. Asana est une bonne option.
2. UNE CRM tool pour vous aider à gérer vos clients, vos ventes et vos prospects sous un même toit, comme La joie des clients.
3. Un outil d'automatisation qui peut vous aider à libérer du temps et à celui de votre équipe pour vous concentrer sur les choses les plus importantes et automatiser le reste. Zapier le fait bien.
4. Et un Reporting tool pour créer des tableaux de bord propres et en temps réel pour les clients et un suivi interne. Looker Studio est gratuit et propose un certain nombre de modèles par catégorie parmi lesquels vous pouvez choisir.

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5. Formez une équipe

La mise à l'échelle ne consiste pas à recruter rapidement. Il s'agit de s'assurer que votre équipe peut réellement maintenir la cohésion tout en recrutant des clients supplémentaires.

Voici quelque chose qui peut vous aider :

• Formez votre équipe de manière polyvalente afin qu'elle ne soit pas bloquée dans un seul rôle.
• Notez votre processus et assurez-vous que tout le monde en est conscient afin que personne ne soit coincé dans un goulot d'étranglement
• Faites appel à quelques freelances ou consultants compétents vers lesquels vous pouvez vous tourner lorsque les choses deviennent trop difficiles pour votre équipe.

De cette façon, les choses bougent toujours même si quelqu'un est absent. Pas de panique, pas de chaos.

6. Creez un processus autour de tout

Un travail reproductible nécessite des systèmes reproductibles. Vous devez vous assurer que tout ce que vous faites est basé sur un processus.

Commencez par documenter les principaux flux de travail tels que :

• Integration
• Content production
• Reportages
• Feedback and révisions
• Débarquement

Use a video Google Doc or Loom by process. Faites en sorte que tout le monde puisse entrer facilement, sans avoir à le tenir par la main, facile à faire et à faire le travail.

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7. Follow this account

Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. Dressez une liste de mesures importantes pour votre client ainsi qu'une liste de mesures indiquant une croissance.

Voici une liste de statistiques que vous pouvez consulter :

• Medium Delivery Delivery — Time écoulé entre la livraison brève et la livraison finale
• Revisions demandées par projet — Vous indiquez dans quelle mesure votre sortie est alignée
• Customer Satisfaction Score (CSAT) — Evaluation or investigation after the delivery
• Net Promoter Score (NPS) « Est-ce qu'ils vous recommanderaient ou non ?
• Délai de traitement des révisions — À quelle vitesse résolvez-vous les problèmes ?
• Time of response to communication with the client — La rapidité avec laquelle votre équipe répond aux clients
• Monthly records of clients — % de comptes bénéficiant d'une attention proactive

Dans le même temps, vous devez responsabiliser votre équipe. Organisez des réunions d'évaluation mensuelles et déterminez la cause des frictions, puis réglez-les.

8. Creez une boucle de feedback

Le service des ventes entend les objections des clients. La livraison détecte ce qui est interrompu une fois la transaction conclue. Les deux ont des idées, mais la plupart des agences ne font pas le lien.

Comment pouvez-vous résoudre ce problème ?

• Configurez une synchronisation mensuelle simple entre les ventes, la livraison et la direction.
• Ce n'est pas une réunion chic. Juste 30 minutes pour découvrir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce que les clients demandent sans cesse.

Cette boucle vous aide à combler les lacunes en matière de service, à resserrer les prix et à parler la langue de votre client, sans jouer aux devinettes.

Traps courants en matière de dimensionnement

La mise à l'échelle semble bonne, jusqu'à ce que les choses commencent à passer entre les mailles du filet. Voici quatre erreurs que les agences commettent tout le temps, et ce qu'il faut faire à la place.

1. Ne pas avoir de packages standard

Lorsque chaque projet est personnalisé, votre équipe finit par réinventer la roue. Cela n'est pas évolutif. Tenez-vous en à des offres claires et productives. Définissez ce qui est inclus, combien de temps cela prend et combien cela coûte. Vous pourrez avancer plus rapidement, livrer de manière plus cohérente et faciliter l'intégration.

2. Outils obsolètes et processus non clairs

Vos outils et vos processus doivent être nettoyés régulièrement. Au fur et à mesure que votre agence grandit, ce qui fonctionnait auparavant pourrait maintenant vous ralentir. Passez en revue vos processus tous les trimestres. Auditez votre infrastructure technologique. Supprimez ce qui est obsolète, corrigez ce qui est cassé et renforcez ce qui n'est pas clair. De petits ajustements permettent désormais d'éviter de gros maux de tête plus tard.

3. Recrutement sans système en place

N'embauchez pas pour réparer le chaos, réglez le chaos d'abord. Si vous faites venir des clients sans procédure de livraison, vous ne ferez que semer la confusion plus rapidement. Construisez d'abord le système, décrivez comment les choses sont faites, qui fait quoi et comment le succès est mesuré. Alors engagez-vous là-dedans. Il sera beaucoup plus facile de réduire la friction.

4. Pas de documentation ni de formation

Commencez à documenter au fur et à mesure. Utilisez des vidéos, des listes de contrôle ou des modèles de Notion Loom, selon ce qui permet à votre équipe de suivre facilement. Mettez-les à jour pour mesurer que les choses évoluent. C'est ainsi que vous créez un moteur de diffusion qui fonctionne sans vous.

Embaucher plus de personnes n'est pas synonyme de croissance

Embaucher plus de personnes peut sembler une croissance, mais sans systèmes solides, vous ne faites qu'ajouter au chaos.

Si votre livraison dépend toujours de personnes en particulier ou, pire encore, de vous, l'embauche ne réglera rien. Cela ne fait qu'ajouter plus de personnes à gérer et plus de marge de manœuvre.

L'échelle réelle provient du fait de disposer de systèmes clairs et reproductibles. Pas pour attirer plus de monde sur le problème.

Voici la différence :

• La mise à l'échelle signifie en faire plus avec les mêmes ressources ou moins
• Embauche signifie plus de formation, plus de supervision et plus de marge d'erreur
• Les agences intelligentes construisent d'abord des systèmes, puis y relient les gens
• Sans processus, chaque embauche ajoute à la confusion au lieu d'apporter un soulagement

Construisez d'abord la machine. Puis agrandissez l'équipe.

Vérifiez votre prestation de services en 5 questions simples

Avant d'ajouter d'autres outils ou d'engager d'autres personnes, prenez du recul et examinez comment fonctionne réellement votre prestation. Ces cinq questions vous montreront où se trouvent les problèmes et ce qui doit être corrigé si vous souhaitez évoluer.

1. Est-ce que tout t'attend ?

Si votre équipe ne cesse de vous demander des approbations, des mises à jour sur les clients ou la marche à suivre, vous n'êtes pas vraiment en train de vous adapter. Tu es juste coincé au milieu de tout ça.

2. Livrez-vous de la même manière à chaque fois ?

Si la façon dont les choses se font dépend de la personne qui les fait, vous n'avez pas de système. Vous avez besoin d'un processus défini qui fonctionne quel que soit le responsable.

3. Creez-vous tout à partir de zéro pour chaque client ?

Si chaque projet nécessite un nouveau plan, une nouvelle portée et une approche différente, vous serez toujours bloqué dans une limite. Vous devriez être capable de modéliser au moins 60 à 70 % de votre travail.

4. Your team said to who appartient quoi ?

Si les gens ne sont pas clairs quant à leur rôle ou aux points de transfert, les choses passeront entre les mailles du filet. Une propriété claire et des flux de travail simples permettent de gagner du temps et d'éviter toute confusion.

5. Suivez-vous le bon déroulement de la livraison ?

Si vous ne mesurez pas les délais, les bénéfices, les commentaires des clients et le nombre de révisions nécessaires, vous ne saurez pas ce qui ne fonctionne pas. Et vous continuerez à faire évoluer les problèmes au lieu de les résoudre.

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En résumé

Vous n'avez pas besoin de tout rester en même temps. En fait, tu ne devrais pas.

Commencez par apporter de petites améliorations ciblées à chaque élément de votre modèle de prestation. Nettoie un processus. Serrez une poignée. Documentez une tâche répétable.

Ces petites corrections s'accumulent rapidement. Et au fil du temps, ils transforment le chaos en clarté, sans épuiser votre équipe ni faire exploser vos opérations.

La mise à l'échelle ne consiste pas à en faire plus. Il s'agit de mieux faire les choses, une pièce à la fois.

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FAQs

1. Comment minimiser les frais d'agence ?
   Standardisez vos services, automatisez les tâches répétitives et comptez sur une équipe de base allégée soutenue par des freelances approuvés. Outils de coupe dont les fonctions se chevauchent.
2. Comment puis-je développer mon agence ?
   Concentrez-vous sur des processus reproductibles, des SOP documentées et des systèmes de distribution qui ne dépendent pas d'une seule personne. Productifiez vos services pour les faire évoluer sans encombre.
3. Quelles sont les solutions aux frais d'agence ?
   Utilisez des outils moins nombreux mais plus intelligents, externalisez si nécessaire et créez des modèles pour éviter de recommencer à zéro à chaque fois. Surveillez le temps passé par client et réduisez les inefficacités.
4. Qu'est-ce qui augmente les coûts d'agence ?
   Le travail personnalisé pour chaque client, la prolifération des outils, une mauvaise gestion du périmètre et le recrutement sans système de livraison en place font grimper rapidement les coûts.

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