Tirer parti des honoraires pour rendre les revenus de votre agence plus prévisibles

Parlons de l'éléphant qui figure dans le compte de profits et pertes de chaque agence : des revenus imprévisibles. Un mois, tu es complet. Les clients appellent, les factures s'envolent et l'équipe est au maximum.

Et le mois prochain ? C'est calme. C'est trop calme. Vous gaspillez de l'argent en publicités, vous recherchez des prospects, vous faites le suivi de factures impayées et vous vous demandez comment couvrir votre masse salariale. Ces montagnes russes perturbent les flux de trésorerie et détruisent le moral de votre équipe, votre capacité à planifier, à évoluer et votre croissance à long terme.

Une bonne solution pour de nombreuses agences est un changement d'un plan financier basé sur des projets à une stabilité axée sur les honoraires.

Dans ce guide, nous expliquerons pourquoi les revenus récurrents vous donnent une marge de manœuvre et comment concevoir des honoraires qui clients voulez vraiment, et quelles erreurs éviter si vous débutez dans le domaine des mandats.

TL ; DR — Tirer parti des honoraires pour rendre les revenus de votre agence plus prévisibles

• Les honoraires sont des contrats de service mensuels qui génèrent des revenus prévisibles et une valeur à long terme pour les clients. Ils permettent de lisser les revenus, de simplifier la planification et de renforcer les relations avec les clients.
• Avantages : cohérence, délais d'exécution plus rapides, relations plus étroites avec les clients et meilleure planification des ressources.
• Principaux conseils :

• Définissez des livrables clairs (par exemple, le référencement, les listes, les avis)
• Choisissez le bon modèle de tarification (fixe, échelonné ou basé sur l'utilisation)
• Mentionnez les conditions de renouvellement
• Concentrez-vous sur les avantages pour les clients (rapidité, clarté, cohérence)
• Gérez les objections à l'aide d'essais et de plans visuels
• Évitez les expressions vagues telles que « soutien » ou « croissance visible »
• Adoptez les rapports de performance. Affichez des résultats concrets à l'aide d'outils tels que Synup, des tableaux de bord ou des vidéos
• Incluez toujours des rapports et des termes de portée et de sortie clairs
• Utilisez des outils tels que Synup pour afficher les résultats et ajuster les mesures de retenue en toute confiance.

Comprendre le modèle de retenue

À la base, un mandat est un accord contractuel par lequel votre agence fournit des services sur une base récurrente, généralement mensuelle, pour un montant fixe.

Contrairement aux projets ponctuels, les mandats créent flux de trésorerie prévisible. Cela vous donne de l'espace pour embaucher, planifier à l'avance et arrêter de gérer votre agence comme s'il s'agissait d'un pitch deck de dernière minute.

Voici pourquoi les agences qui s'appuient sur des modèles de fidélisation obtiennent de meilleurs résultats :

• Stabilité: Vous n'êtes pas en train de rechercher des dépôts ou d'attendre des approbations chaque semaine.
• Des relations plus solides avec les clients: Vous êtes impliqué de manière constante, et pas seulement lorsque les choses se brisent ou que les budgets sont revus à zéro.
• Croissance stratégique: Les mandats ouvrent la voie à une planification à long terme, qu'il s'agisse de feuilles de route trimestrielles, de cycles de tests A/B ou de pipelines de contenu.
• Meilleure planification des ressources: Lorsque vous savez ce qui vous attend, vous pouvez allouer la bande passante, les outils et les talents en conséquence.

Donc, si vous ne parvenez toujours pas à « Facturer une fois le logo créé », il est peut-être temps de repenser votre modèle.

Idées fausses courantes sur les dispositifs de retenue

1. « Les clients ne veulent pas d'honoraires » : Non, ils faire quand ils en comprennent la valeur. Les clients veulent des résultats constants, des délais d'exécution rapides et une équipe qui connaît leur activité. Un mandat définit les attentes et facilite la collaboration.
2. « Les dispositifs de retenue sont synonymes de moins de flexibilité » : Faux. Un dispositif de retenue intelligent comprend une lunette fixe plus une lunette flexible. Cela pourrait signifier 20 heures de travail de base et 5 heures pour des besoins ponctuels. La flexibilité est intégrée, mais clairement définie.
3. « Seules les grandes agences peuvent y parvenir » : Les dispositifs de retenue ne sont pas une question de taille. Ils concernent maturité du processus. Si votre agence peut définir les livrables, suivre les heures et rendre compte des résultats, vous pouvez établir un mandat. Que vous soyez 3 ou 30 personnes.
4. « Les mandats nous enferment dans un travail ennuyeux » : Pas si vous les positionnez correctement. Les mandats donnent de meilleurs résultats lorsqu'ils sont liés à des résultats, et non à des extrants. Il peut s'agir de la performance en matière de génération de prospects, de l'engagement social, de la visibilité SEO, et non de « X blogs et Y designs ».

Les dispositifs de retenue sont-ils toujours la bonne solution ?

Réponse courte : non. Mais ils conviennent probablement à plus de clients que vous ne le pensez.

Les dispositifs de retenue fonctionnent mieux lorsque :

• Vos services sont continus ou cycliques (par exemple, le référencement, la gestion de la réputation, le marketing de contenu, les publicités payantes).
• Les clients ont des objectifs à long terme qui nécessitent une exécution cohérente.
• Vous avez déjà établi une certaine confiance et ils sont prêts à investir dans une valeur continue.

Ils ne travailler quand :

• Le champ d'application n'est pas clair ou change constamment.
• Vous n'avez pas validé vos processus ou vos délais de livraison.
• Vous ou le client considérez la relation comme transactionnelle.

En cas de doute, commencez par une période d'essai de 3 mois. Cela abaisse la barrière, donne aux deux parties le temps de s'adapter et ouvre la porte à des ventes incitatives ultérieures.

Comment structurer un contrat de mandat solide

Des revenus prévisibles sont le rêve de toutes les agences, mais ce rêve s'éteint rapidement sans une structure de rémunération appropriée.

Alors, comment mettre en place un mandat qui fonctionne pour vous et vos clients ?

Étendue du travail : soyez précis ou excusez

Commencez par définir clairement ce que vous faites et ce que tu n'es pas.

Supposons qu'un client vous engage pour une « assistance sur les réseaux sociaux ». Une semaine plus tard, ils demandent des Reels quotidiens, des réponses au service client et des publicités payantes complètes. Vous pensiez publier cinq articles par semaine. Ils pensent que vous êtes leur service marketing 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

C'est pourquoi la portée est primordiale.

Utilisez des livrables clairs tels que :

• « 12 publications Instagram par mois (y compris les graphiques et les légendes) »
• « Deux séries de commentaires par livrable »
• « Appel d'enregistrement hebdomadaire de 30 minutes via Zoom »

Dressez la liste de ce qui est inclus et de ce qui ne l'est pas. Cela évitera des conversations embarrassantes plus tard, comme « Je pensais que les pages de destination faisaient partie de l'offre ? »

Conseil de pro : Ajoutez une clause « ce qui est hors du champ d'application ». Exemple : « La rédaction pour les publicités payantes n'est pas incluse et sera citée séparément. »

Structure tarifaire : fixe, hiérarchisée ou basée sur l'utilisation ?

Votre tarification doit refléter la valeur que vous apportez et les efforts que cela demande. Il existe trois modèles courants :

1. Frais mensuels fixes

C'est bien si la charge de travail reste constante. Par exemple : « Vous recevrez 4 articles de blog, 2 newsletters et une assistance SEO de base pour 2 500$ par mois. »

C'est simple, propre et idéal pour la conservation de contenu à long terme ou la maintenance continue du Web.

2. Packages à plusieurs niveaux

Offrez de la flexibilité à vos clients tout en gardant le contrôle. Comme :

• Démarreur: 2 posts + 1 rapport
• Croissance: 4 publications + 2 rapports + appel stratégique
• Échelle: calendrier de contenu complet, implémentation et tableau de bord analytique

Cela ressemble à un menu et les clients aiment avoir le choix.

3. En fonction de l'utilisation ou de la banque d'heures

Mieux vaut que la charge de travail change chaque mois. Supposons que vous vendiez des heures en bloc (par exemple 20 heures par mois à 150$ de l'heure). Les clients utilisent ce dont ils ont besoin, mais le temps non utilisé n'est pas reconduit.

Quel que soit le modèle tarifaire que vous choisissez, ne facturez pas uniquement pour le temps. Facturer pour résultats. Si vous générez des prospects, rédigez des e-mails à taux de conversion élevé ou corrigez le référencement local, fixez le prix comme un partenaire et non comme un preneur de tâches.

Conseil : Quel que soit votre modèle de tarification, assurez-vous que le processus de facturation est simple. Consacrez votre temps à la mise en place d'un système qui fonctionne pour vous et votre client.

Durée et renouvellement : définissez les limites dès le départ

C'est là que trop d'agences tâtonnent. Ne faites pas d'acomptes à durée indéterminée et par répartition. C'est juste un projet qui n'est pas clair.

Définissez un terme clair.

• 3 mois le minimum vous donne le temps de montrer la valeur
• 6 ou 12 mois pour des objectifs plus ambitieux tels que le renforcement de la marque ou la génération de prospects

Définissez également :

• Renouvellement automatique termes
• Délai de préavis (généralement 30 jours) pour que chaque partie mette fin aux choses
• Que se passe-t-il s'ils vous espionnent (oui, ça arrive)

Vous voulez éviter l'e-mail « nous allons suspendre les choses pendant un moment » droit avant l'échéance du loyer.

Mesures de performance et rapports : prouvez la valeur

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas, pas plus que votre client. Faites preuve de transparence en ce qui concerne :

• Ce que vous allez rapporter
• À quelle fréquence vous allez partager les résultats
• À quoi ressemble le succès

Exemple: Si votre mandat inclut des services de référencement, définissez des objectifs tels que la croissance organique du trafic, l'amélioration du classement ou les taux de clics.

Utilisez des tableaux de bord tels que Google Looker Studio, AgencyAnalytics ou les outils de Synup pour mettre en valeur la valeur. Et ne vous contentez pas de déposer un PDF, parlez-leur. Les rapports doivent démarrer les conversations, et non y mettre fin.

Par exemple :

• Si vous utilisez le référencement, suivez le mouvement des mots clés, le trafic du site et les clics
• S'il s'agit de marketing local, montrez comment Synup a contribué à améliorer les classements locaux, les avis ou l'engagement sur les profils Google
• Vous diffusez des publicités payantes ? Partagez le ROAS, les conversions de prospects et le coût par résultat

Utilisez des captures d'écran, des tableaux de bord et même de courtes vidéos Loom pour parcourir les rapports. La plupart des clients ne liront pas un PDF de 7 pages, mais regarderont une vidéo de 2 minutes expliquant pourquoi le nombre de prospects a doublé le mois dernier.

Convenez également d'avance sur que On dirait que c'est un succès. Une « meilleure visibilité » ne signifie rien si vous ne définissez pas ce que c'est.

Clause de résiliation : protégez la relation (et vous-même)

Vous aurez des clients de rêve. Et vous aurez ceux qui feront tout leur possible, qui remangeront chaque mot ou qui demanderont un remboursement le 29e jour. Un plan de sortie clair protège les deux parties.

Voici ce qu'il faut inclure :

• Préavis écrit de 30 jours pour mettre fin à l'accord
• Aucun remboursement pour les travaux déjà effectués
• Clause de pause: Si le client retarde les approbations ou les actifs pendant plus de X jours, vous interrompez le délai
• Frais de retard: Oui, eux aussi. Le temps c'est de l'argent.

Cela protège les deux parties. Traitez votre mandat comme une relation entre adultes, comme un contrat prénuptial pour les relations professionnelles. Tu as besoin d'une bretelle de sortie au cas où ça ne marcherait pas.

Modèles et exemples concrets

Ne rédigez pas de contrats à partir de zéro à 2 heures du matin. Voici des modèles de contrats d'honoraires éprouvés, adaptés aux agences et aux indépendants :

1. Modèle de contrat de mandat gratuit — Simple et modifiable. Idéal pour les consultants individuels ou les petites agences.
2. Modèle de contrat de mandat (PandaDoc) — Comprend des sections relatives à la portée, aux paiements, aux renouvellements et à la propriété intellectuelle.
3. Modèle de contrat d'acompte mensuel gratuit de Bonsai — Idéal si vous proposez des services différents chaque mois. Convient parfaitement aux équipes de contenu, de conception ou de développement.

Personnalisez-les. Ne vous contentez pas de saisir votre nom et de l'envoyer. Personnalisez le libellé, les livrables et les termes en fonction de chaque client. Si vous n'êtes pas sûr, demandez à un avocat spécialisé dans les contrats de l'examiner. La tranquillité d'esprit en vaut la peine.

Vendre des honoraires : stratégies pour convertir les clients

Avez-vous déjà présenté un mandat et entendu : « Faisons-en une seule fois pour l'instant » ? La plupart des clients ne sont pas immédiatement convaincus à l'idée de payer mensuellement pour quelque chose qu'ils ne comprennent pas parfaitement.

C'est donc à vous de changer cela en leur montrant qu'un acompte n'est pas une dépense. C'est un investissement dans la cohérence, la stratégie et la rapidité.

Voici comment procéder.

Commencez par le pourquoi, de leur point de vue

Les clients ne pensent pas à votre besoin de revenus prévisibles. Ils pensent à leur problèmes. Des choses comme :

• « Nous n'avons jamais le temps de corriger notre référencement. »
• « Nos annonces ne sont plus à jour, mais personne ne les gère. »
• « Nous voulons plus d'avis, mais nous n'avons pas de système. »

Commencez votre présentation par là. Commencez par aborder les problèmes dont ils vous ont déjà parlé. Ensuite, encadrez le mandat comme un moyen de résoudre ces problèmes avant ils deviennent coûteux.

Dites quelque chose comme :

« Un acompte signifie que vous ne repartez pas de zéro tous les mois. Je serai à vos côtés en permanence, pour mettre à jour vos fiches d'entreprises, suivre les résultats, optimiser le contenu, sans que vous ayez besoin de me rebriefer à chaque fois. »

Cette ligne fait plusieurs choses :

• Cela vous positionne en tant que partenaire et non en tant que fournisseur
• Il met en évidence les temps ils/elles économiseront
• Cela donne l'impression que le travail est proactif et non réactif

Montrez ce qu'ils obtiennent réellement

Si votre mandat n'est que du « support » ou du « conseil », c'est trop vague. Les clients n'achètent pas l'imprécision. Alors épelez-le.

Décomposez-le en activités mensuelles réelles. Par exemple :

• « Nous mettrons à jour votre profil d'entreprise Google et plus de 50 annonces en ligne à l'aide de Synup. »
• « Nous gérerons votre stratégie d'évaluation, répondrons aux avis, demanderons de nouveaux avis et suivrons les sentiments. »
• « Vous obtiendrez un rapport de référencement local sur le trafic et la visibilité, ainsi qu'une session de stratégie. »

Rendez-le visuel. Mettez-le dans un format de calendrier. Montrez ce qui se passe au cours des mois 1, 2 et 3. Quand ils voient l'élan, la valeur devient évidente.

Et incluez toujours un appel récurrent ou un enregistrement. C'est là que vous maintenez une relation solide et que vous harmonisez les résultats.

Parlez de prévisibilité, mais rendez-la tangible

Ne dites pas « résultats prévisibles ». C'est du jargon. Donnez-leur plutôt des scénarios.

Dis :

« À l'heure actuelle, chaque fois que quelque chose tombe en panne ou doit être mis à jour, c'est le chaos. Vous envoyez un e-mail à cinq personnes, et il faut une semaine pour le réparer. Un acompte corrige cela. Il vous suffit de me l'envoyer, et c'est fait. Pas de retards ni de va-et-vient. »

Ou :

« Au lieu de poursuivre Google pour corriger votre annonce lorsqu'elle se détraque, je détecterai les problèmes rapidement. C'est ce que la surveillance continue nous permet de faire. »

L'essentiel est de connecter le dispositif de retenue à la tranquillité d'esprit. Pas seulement des indicateurs de performance. Parce que la plupart des clients sentir la douleur des retards et des problèmes de communication plus qu'ils ne se soucient du classement des mots clés.

Positionnez-le comme étant rentable et non pas bon marché

Autre piège : essayer de justifier votre acompte en le qualifiant de « moins cher que la réalisation de projets ».

C'est vrai, parfois. Mais ne le faites pas passer pour un plan de réduction.

Au lieu de cela, recadrez-le comme suit :

« Vous bénéficierez d'un flux constant de mises à jour, de contenu et d'optimisation pour un tarif mensuel forfaitaire. Cela signifie qu'il n'y a pas de coûts imprévus, pas de factures ponctuelles et pas de temps perdu à demander de nouveaux devis. »

Vous ne vendez pas de l'épargne. Vous vendez de la certitude.

Comparez également le coût à quelque chose de familier. Dis :

« Vous dépensez probablement plus pour une publication sponsorisée que pour 30 jours de référencement local et de gestion des avis. Mais lequel instaure une confiance à long terme ? »

Cela vaut mieux que n'importe quel tableau de prix.

Surmonter le refoulement habituel

Voici comment gérer les objections les plus courantes sans avoir l'air robotique :

« Nous voulons d'abord tester les choses. »

Votre réponse :

« Tout à fait juste. C'est pourquoi nous commençons par une fenêtre de 3 mois. C'est suffisamment de temps pour suivre l'évolution de la visibilité locale, du volume d'avis ou même du trafic. Je vous enverrai un rapport d'avancement complet à la fin de chaque mois afin que vous puissiez voir ce qui fonctionne. »

« Et si nos besoins changeaient chaque mois ? »

Votre réponse :

« Ensuite, nous ajustons les livrables. Vous saurez toujours ce qui est inclus chaque mois, et nous nous mettrons d'accord sur les priorités. Vous n'êtes pas enfermé dans des tâches rigides. Vous êtes en train de bloquer la progression. »

« Et si on ne l'utilise pas tout le temps ? »

Votre réponse :

« Le temps non utilisé n'est pas synonyme de perte de valeur. J'utiliserai cet espace pour optimiser ce qui est déjà en place. Par exemple, améliorer les anciennes listes, tester les modifications apportées aux métadonnées ou renforcer votre stratégie de réponse aux avis. » Voici une autre solution :

Vous faites preuve de flexibilité, sans ouvrir la porte à une quelconque dérive de la lunette.

Ce qu'il faut apporter sur le terrain

Vous clôturerez davantage de contrats si vous arrêtez de traiter le pitch comme un appel de vente et plutôt comme une session de travail.

Apportez donc des preuves, des histoires et des maquettes.

• Afficher les résultats précédents: « Ce client a constaté une augmentation de 28 % de son trafic local en 90 jours grâce à Synup et à un léger système de fidélisation du référencement. »
• Partagez un exemple de plan: « Voici à quoi ressembleraient vos 60 premiers jours. »
• Proposez une courte vidéo présentant les performances actuelles des annonces et la manière dont vous comptez les améliorer.

Laissez-les voir à quoi ressemble réellement la « valeur continue » dans la pratique.

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En résumé...

Un modèle de rémunération solide n'est pas seulement bénéfique pour les revenus des agences, il est également meilleur pour les résultats de vos clients. De plus, un bon modèle ne se contente pas d'approvisionner votre compte bancaire. Cela vous donne l'espace nécessaire pour vous concentrer sur la stratégie. Cela donne à votre équipe de la cohérence et une marge de manœuvre. Et cela donne à vos clients un chemin clair et mesurable vers des résultats.

Si vous voulez commencer en force, procédez comme suit :

• Organisez vos services en fonction des résultats, et non des heures.
• Définissez des attentes claires en ce qui concerne la portée, les rapports et la communication.
• Commencez par les clients qui vous font déjà confiance, puis évoluez à partir de là.

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Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'un mandat d'agence ?

Il s'agit d'un contrat de facturation récurrente dans le cadre duquel votre agence s'engage à fournir des services spécifiques chaque mois pour un montant forfaitaire. C'est comme un abonnement à un service assorti d'une responsabilité stratégique.

Comment structurez-vous un mandat ? 

Divisez-le en deux catégories : les principaux livrables (ce qui est inclus chaque mois) et la portée flexible (heures ou tâches réservées aux besoins spéciaux). Définissez toujours les jalons de l'examen et la structure de reporting.

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