Automatiser les opérations clés de votre agence

Synup OS permet aux agences de rationaliser et d'automatiser les tâches quotidiennes, ce qui leur permet de gagner un temps précieux et de garantir des flux de travail plus fluides. De la création de séquences d'e-mails à l'automatisation de la communication de documents, Synup OS fournit les outils nécessaires pour simplifier les tâches répétitives et rester concentré sur ce qui compte vraiment, à savoir le développement de votre activité.

Toutes les agences sont occupées, jonglant avec une variété de tâches et des délais qui peuvent être accablants. La gestion des communications avec les clients, le suivi des réunions et l'envoi de factures peuvent occuper une grande partie de votre journée, laissant peu de temps à la planification stratégique ou au travail créatif. Heureusement, Synup OS propose des outils d'automatisation robustes pour alléger la charge. En automatisant les tâches quotidiennes telles que les séquences d'e-mails, les communications récurrentes et les notifications, vous pouvez vous assurer que les tâches importantes sont gérées de manière efficace et cohérente, tout en permettant à votre équipe de se concentrer sur des activités plus prioritaires. Voyons comment automatiser les tâches de routine et améliorer la productivité de votre agence grâce à Synup OS.

Comment l'automatisation des tâches peut aider votre équipe

L'automatisation des tâches répétitives peut sembler un luxe, mais pour toute agence en pleine croissance, c'est une nécessité. L'automatisation des processus clés vous permet non seulement de gagner du temps, mais garantit également la cohérence de vos communications et de votre gestion des tâches. Voici pourquoi l'automatisation des tâches avec Synup OS change la donne pour votre agence.

1. Éliminez le travail manuel
L'automatisation de tâches telles que les e-mails de suivi, les communications avec les clients et la facturation vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur le travail stratégique et les relations avec les clients. Plus de saisie manuelle ni de devoir penser à envoyer le même e-mail tous les mois.

2. Augmentez la cohérence
La cohérence de la communication est essentielle pour établir un climat de confiance avec les clients et les prospects. Grâce à des séquences d'e-mails automatisées et à des modèles de tâches récurrentes, vous vous assurez que toutes vos communications sont opportunes, précises et conformes à votre marque, à chaque fois.

3. Rationalisez les flux
Grâce à l'automatisation des tâches dans Synup OS, chaque étape de votre flux de travail est alignée, qu'il s'agisse de planifier des réunions, d'envoyer des factures ou de configurer des notifications pour les tâches à venir. Cette approche rationalisée permet à tous les membres de votre équipe de rester organisés et synchronisés.

4. Améliorez l'expérience client
En automatisant les communications telles que les e-mails et les rappels de réunions, vous offrez une expérience professionnelle fluide aux clients et aux prospects. Qu'il s'agisse de recevoir des mises à jour en temps opportun ou de prendre des rendez-vous faciles à prendre, l'automatisation contribue à créer une impression positive.

5. Surveillez les activités clés sans effort
Synup OS automatise les notifications clés, ce qui vous permet de rester toujours au courant des activités importantes des clients, sans vérifier manuellement les mises à jour. Cela vous permet d'agir rapidement lorsque cela est nécessaire et de garder une longueur d'avance sur les besoins de vos clients.

Comment automatiser les tâches quotidiennes des agences avec Synup OS

La gestion des e-mails de suivi, le développement des prospects et la tenue des clients au courant peuvent prendre beaucoup de temps. Mais Synup vous aide à automatiser les étapes clés du processus pour faciliter la tâche de votre équipe.

1. Séquences d'e-mails automatisées

Accédez à « Séquences d'e-mails » sous l'onglet Automatisations de votre tableau de bord Synup OS. Vous pouvez créer des séquences d'e-mails en plusieurs étapes pour générer des prospects et communiquer avec les clients. Cliquez sur « Nouvelle séquence » en haut à droite de l'écran.

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Il vous sera demandé d'ajouter des e-mails à différentes étapes de la séquence. Vous pouvez utiliser un modèle d'e-mail existant ou créer un nouvel e-mail en partant de zéro.

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Vous pouvez personnaliser les e-mails à l'aide de différents types de champs dynamiques tels que le nom du destinataire, l'entreprise, l'adresse, etc. Synup vous permet également d'ajouter directement le lien de votre planificateur de réunions à ajouter à votre e-mail avec une disponibilité personnalisée. Toutes les réunions réservées sont ajoutées à vos tâches et à vos tâches sur la plateforme.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez développer des prospects en envoyant une série d'e-mails sur les services de votre agence. Avec Synup OS, vous pouvez :

• Configurez un e-mail de présentation.
  
• Poursuivez avec une étude de cas.
  
• Ajoutez un dernier rappel pour réserver une réunion.
• Ajoutez un dernier rappel pour réserver une réunion.

Nous disposons également d'un rédacteur d'e-mails basé sur l'IA, Joy Assist, qui vous aide à créer des campagnes d'e-mail créatives et engageantes en quelques clics. Une fois que vous avez configuré la séquence d'emailing, configurez ensuite le calendrier de la campagne pour qu'il s'exécute automatiquement.

Une fois votre séquence configurée, configurez le calendrier de la campagne pour qu'il s'exécute automatiquement, et laissez Synup OS s'occuper du reste. Toutes les réunions réservées via la séquence d'e-mails seront automatiquement ajoutées à vos tâches et à vos tâches.

2. Utilisation de modèles pour les tâches récurrentes

Les tâches répétitives, telles que l'envoi de factures ou de mises à jour aux clients, peuvent être automatisées grâce à la fonction Modèles de Synup OS. Cela vous permet de gagner du temps sur les communications quotidiennes. Voici comment utiliser les modèles pour les tâches récurrentes :

• Accédez à « Modèles » sous l'onglet « Automatisations ».
• Vous pouvez créer des modèles pour les e-mails quotidiens, les documents, les factures, etc.
• Par exemple, vous pouvez configurer un modèle d'e-mail de facture qui envoie automatiquement un e-mail personnalisé chaque fois qu'une facture est générée.

Vous pouvez également configurer le moment où un type de communication particulier est envoyé (comme les rappels aux clients ou les confirmations de rendez-vous). Si vous devez modifier un modèle existant, cliquez simplement sur l'icône de modification à côté de n'importe quel type de communication et vous pourrez apporter les modifications nécessaires.

Dans l'onglet Factures et documents, vous pouvez configurer le moment où un type particulier d'e-mail de communication est envoyé et le modèle correspondant.

Pour modifier un modèle d'e-mail de facture ou de document, vous pouvez cliquer sur l'icône de modification à côté de tout type de communication.

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Cette automatisation vous permet de ne jamais manquer une date limite ou d'oublier d'envoyer un e-mail important, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3. Configuration des notifications

Il est essentiel de rester au fait des principales activités de votre agence. Synup OS vous aide à le faire en configurant des notifications automatisées pour vous tenir au courant des événements importants. Voici comment configurer les notifications :

• Vous pouvez recevoir des résumés des ventes hebdomadaires, des alertes lorsqu'un prospect ou un client vous est attribué, ou lorsque des clients téléchargent quelque chose sur votre portail.
• Les autres notifications concernent les activités relatives aux documents, les mises à jour des factures et les modifications du calendrier.

Par exemple, lorsqu'un client télécharge un nouveau document ou lorsqu'un e-mail est ouvert, vous recevez une notification en temps réel, ce qui vous permet d'être toujours au courant sans avoir à vérifier manuellement les mises à jour.

Synup OS vous donne un contrôle total sur les notifications que vous souhaitez recevoir, ce qui vous permet de rester au courant des principales activités sans être submergé par des alertes inutiles.

Rationalisez les processus quotidiens grâce à de puissantes automatisations

L'automatisation des tâches de votre agence permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer l'efficacité et la satisfaction des clients. Avec Synup OS, vous pouvez automatiser les séquences d'e-mails, les tâches récurrentes et les notifications, vous laissant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte le plus : développer votre activité et établir de solides relations avec vos clients.

Êtes-vous prêt à rationaliser les opérations de votre agence ? Essayez Synup OS dès aujourd'hui et commencez à automatiser vos tâches quotidiennes pour gagner du temps et améliorer la productivité.