Gérez tous les documents de votre agence en un seul endroit avec Synup OS
Stockez, organisez et accédez à tous les documents de votre agence en un seul endroit avec Synup OS afin que votre équipe reste alignée et que rien ne soit perdu.
Gérez tous les documents de votre agence en un seul endroit
Diriger une agence signifie gérer un flux constant de contrats, de propositions, de directives de marque, de rapports de performance et de procédures opérationnelles normalisées internes. Lorsque ces documents se trouvent dans différents outils, dossiers et fils de discussion, cela ralentit votre équipe et crée des tensions inutiles.
Centraliser vos documents en un seul endroit ne se résume pas à être organisé. Il s'agit de travailler plus rapidement, de réduire le chaos et de s'assurer que votre équipe et vos clients sont toujours sur la même longueur d'onde.
Ne perdez plus de temps à chercher des fichiers
Chaque minute que votre équipe passe à rechercher le bon document est du temps qui pourrait être consacré au travail réel du client. Un hub de documents unique vous permet de trouver facilement exactement ce dont vous avez besoin, sans messages Slack ni suivi par e-mail.
Créez, partagez et mettez à jour en toute simplicité
Vous avez besoin de mettre à jour une liste de contrôle d'intégration, de modifier une proposition ou de déployer un nouveau processus interne ? Lorsque tout se trouve au même endroit, votre équipe travaille toujours avec la dernière version. Pas de doublons. Aucune confusion.
Contrôlez l'accès et renforcez la confiance
Séparez les documents internes de ceux destinés aux clients. Ne partagez que ce qui est nécessaire avec les bonnes personnes et définissez des autorisations claires pour éviter toute confusion. Cela permet de sécuriser la propriété intellectuelle de votre agence et de montrer à vos clients que vous êtes professionnel et fiable.
Configurez-le une seule fois et utilisez-le pour tous vos clients
Organisez vos documents par client, service ou flux de travail. Une fois que votre système est en place, votre équipe peut l'utiliser encore et encore. Cela vous permet d'intégrer des clients plus rapidement et d'évoluer sans les tracas habituels.
Conçu pour les agences : associez les documents directement aux flux de travail
Ne vous contentez pas de stocker vos documents. Joignez des listes de contrôle aux flux de travail d'intégration ou des modèles de rapports aux tâches récurrentes. Lorsque vos documents font partie de votre flux de travail, votre équipe ne rate jamais une étape.
Comment gérer tous les documents en un seul endroit avec Synup OS
Étape 1 :
Connectez-vous à votre tableau de bord Synup OS et passez sur le côté gauche de l'écran. Dans les options du menu, vous verrez l'onglet « Documents », cliquez dessus.
Étape 2 :
Cliquez sur « Tous les documents » dans l'onglet « Documents » pour afficher tous les accords, contrats et propositions que vous avez créés à l'aide de Synup OS. Cela regroupe tous vos fichiers importants en un seul endroit, ce qui facilite la gestion, le suivi et l'accès à tout sans passer d'un outil à l'autre.
Étape 3 :
Pour trouver rapidement ce que vous recherchez, cliquez simplement sur le bouton « Type de document » et sélectionnez le type de document dont vous avez besoin. Qu'il s'agisse d'un contrat, d'une proposition ou d'un accord, cela vous évite de tout parcourir manuellement.
Étape 4 :
Vous pouvez également filtrer les documents par propriétaire, afin de ne pas avoir à parcourir une longue liste pour trouver ce dont vous avez besoin. C'est un moyen plus rapide de savoir exactement qui a créé quoi, sans tracas supplémentaires.
Étape 5 :
Si un contrat ou un document n'a pas encore été ajouté, vous pouvez le télécharger manuellement. Ainsi, tout reste au même endroit et rien ne passe entre les mailles du filet.
Étape 6 :
Vous avez besoin de créer une proposition mais vous ne savez pas par où commencer ? Dirigez-vous vers la section Modèles. Vous trouverez une large gamme de modèles prêts à l'emploi pour presque tout, qu'il s'agisse de propositions, d'accords, de rapports, etc.
Que vous envoyiez un contrat client ou que vous prépariez un appel de révision mensuel, vous pouvez choisir un modèle et le réaliser en quelques minutes. Aucune page blanche. Pas de conjectures.
En conclusion
La gestion des documents ne doit pas nécessairement être compliquée ni chronophage. Tout étant stocké, organisé et accessible au même endroit, votre équipe gagne du temps, évite toute confusion et travaille plus efficacement. Des propositions aux contrats en passant par les rapports, Synup OS facilite la création, la recherche et la gestion de tout cela sans allers-retours.
C'est un souci en moins et une autre façon de gérer votre agence plus intelligemment.
